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Excel vs CRM: una batalla desigual

Puede que conozcas la expresión "Lo que te ha traído hasta aquí, no tiene porqué llevarte hasta allá ". En principio, parece que Excel funciona. Puede incluso ahorrarte algún dinero...

...que luego pierdes con la misma velocidad debido a su poca eficacia y al tiempo perdido. Aunque una hoja de cálculo de Excel puede ser práctica, se usa demasiado para aplicaciones como gestión de clientes, facturación y creación de listas de artículos. La hoja de cálculo más famosa del mundo simplemente se queda corta para la mayoría de estas tareas. Y en cuanto tu empresa comienza a crecer, también crece la necesidad de herramientas más escalables.

Excel es genial, pero como hoja de cálculo.

EXCEL VS CRMDe vez en cuando, se dice con desprecio que Excel es la peor herramienta CRM del mundo, sencillamente porque no es para lo que se diseñó. Puedes introducir fácilmente datos de clientes o contactos en Excel, pero eso es todo. ¿Quiénes son tus clientes? ¿Qué sabes acerca de su perfil? ¿Cómo son de importantes para tu empresa? Esta información te permitiría cumplir mejor con las necesidades de tus clientes y obtener mejores resultados de ventas.

Bueno, de acuerdo, Excel también tiene varias ventajas. Es fácil de usar, la mayoría de gente lo conoce y todos los datos están en una sola página. No es una coincidencia que Excel sea un puntal fijo del paquete MS Office. Pero no tardarás mucho en darte de bruces con sus limitaciones.

El tiempo es oro 

Excel se puede usar para muchas cosas, pero tienes que hacerlo todo manualmente: o tú o alguno de tus colegas tiene que introducir todos los datos que quieras almacenar en una hoja de cálculo. Introducir y actualizar datos de clientes es una tarea que consume muchísimo tiempo. Y estás abriendo la puerta a errores humanos.

Gestionar tus contactos en Excel no es lo único que consume tiempo. Si quieres visualizar tus resultados de ventas en una estadística útil, más te vale ponerte a trabajar: selecciona los datos adecuados, crea filas y columnas, dibuja un gráfico y selecciona un formato. ¿Prefieres un gráfico de barras o un bonito gráfico circular? Si creas facturas en Excel, ya sabes que tienes que introducir tú mismo la fórmula correcta, no hay ningún tipo de automatización. Y recuerda: lo que no se hace de forma automática se hace a veces de forma incorrecta o, simplemente, se olvida.

La capacidad de colaborar en Excel también es bastante limitada. Por supuesto, puedes compartir archivos de Excel, ¿pero colaborar en tiempo real? Imposible. Excel no permite que varios usuarios estén trabajando en la misma hoja de cálculo al mismo tiempo. En otras palabras, si necesitas acceder urgentemente a un archivo en el que está trabajando uno de tus colegas, tienes que quedarte de brazos cruzados y esperar tu turno. O crear otra copia, pero luego no se te puede olvidar unir esas copias. Funciona, pero rápido y práctico la verdad es que no es.

La era del cliente

De acuerdo con Forrester Research, la Era del cliente comenzó en 2010, lo que significa que todas las estrategias y operaciones comerciales deberían alinearse cuidadosamente para aumentar la satisfacción del cliente.

Conforme va creciendo tu empresa y aumentan las relaciones con tus clientes, la hoja Excel empieza a ser insuficiente. Por ejemplo, Excel no te dirá nada sobre las oportunidades de crecimiento de ventas de un cliente determinado ni sobre cuándo deberías hacerle una llamada de seguimiento. En la era de las relaciones con los clientes, esto significa perder muchísimas oportunidades.

Excel frente a un CRM

Como ejemplo, déjanos mostrarte una lista de las desventajas de Excel y cómo puede ayudar a eliminarlas una herramienta de CRM. 

CRM VS EXCEL

Ventajas adicionales de CRM

Las aplicaciones CRM funcionan como una base de datos de clientes central y están hechas para la comunicación y marketing. Además, las aplicaciones CRM te permiten registrar todas las interacciones entre tu empresa y sus clientes en una única base de datos. Como empresa, puedes recopilar datos de cada cliente y cumplir mejor con sus necesidades individuales. Esto te permite un enfoque más personal basado en los deseos de ese cliente particular. 

Las aplicaciones CRM te permiten gestionar tus posibles nuevos clientes de una forma más eficaz y seguir el proceso de venta de forma fluida, sencilla y económica. En cualquier momento, en cualquier lugar, tienes los datos adecuados a tu disposición para tomar decisiones estratégicas bien pensadas.

Ah, sí, también es posible importar fácilmente datos desde tus archivos Excel.

¿Por qué deberías escoger una aplicación CRM?

¿De verdad quieres seguir haciendo algo porque es lo que siempre has hecho en el pasado? El cambio nunca es fácil, pero es la clave del crecimiento, éxito y progreso. Elegir una herramienta de CRM puede suponer un gran salto adelante en dicho proceso de crecimiento. 

Con Teamleader, obtendrás información valiosa referente a los deseos y preferencias de tus clientes, ya que los datos de los clientes y cualquier forma de comunicación con los mismos se almacena en una única base de datos. Esto te permite centrarte en satisfacer a tus clientes y en colaborar de forma más eficaz, dándote tiempo para registrar los problemas que se producen con más frecuencia y para realizar análisis globales. Las aplicaciones CRM automatizan tus tareas administrativas, con lo que tu equipo ahorran un tiempo precioso que pueden emplear en tareas más importantes y rentables.

¿Aún no estás del todo convencido? Prueba Teamleader de forma gratuita durante 14 días y descubre por ti mismo/a cuánto tiempo puedes ahorrar si consigues centrarte en los clientes y proyectos y no solo en la administración. 

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