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6 cambios que te ayudarán a optimizar tu trabajo

Maria Abad Maria Abad on 08-feb-2017 9:13:00 in Digitalización y Productividad

6 Cambios para Optimizar tu Trabajo - Teamleader CRM

"¡Trabaja mejor, pero no más horas!" Parece que este es el tópico del siglo XXI, porque todos trabajamos duro, pero tal vez sería mejor hacerlo de forma que nos cundiera más. Vamos a plantear 6 cambios que buscan eso mismo, que trabajes mejor, sin tener que dedicarle más tiempo.Situémonos en el día a día de cualquier empresa española, especialmente aquellas dedicadas a dar servicios profesionales como por ejemplo agencias o consultoras: Las reuniones siguen alargándose más de lo deseado, la planificación de proyectos puede controlarse mejor y los plazos con los clientes deberían cumplirse más a menudo. En relación a todo esto, optimizar tu tiempo de trabajo te ayudaría a cambiar tu manera de afrontar las cosas. Te permitiría llevar a cabo tareas más rápidamente y de forma más eficiente, lo que, al fin y al cabo, te llevaría a obtener mejores resultados.

Gestionar el tiempo, delegar y comunicar es esencial. Si optimizas el trabajo, dormimos más y mejor, comemos sano y variado y dedicamos más tiempo a nuestra familia, sin duda, seremos mucho más felices. Pero, ¿cómo podemos conseguir una estrategia más productiva?

Llevando a cabo, simplemente, estos 6 pequeños cambios:

 1. Trabaja menos pero más inteligente

como optimizar tu trabajoPara la mayoría de la gente el objetivo más fácil es también el más difícil de conseguir. Deja de hacer tantas cosas al mismo tiempo y pospón las menos importantes cuantas veces sea necesario.

Céntrate en los asuntos más importantes y asegúrate de ponerte una fecha límite en la que empezar los menos urgentes. Eso puedes hacerlo creando una escala que indique la urgencia de cada una de tus obligaciones. Añade cada nueva tarea a esta escala de prioridades, para distinguir cuáles son inaplazables y cuáles pueden esperar.

Busca una herramienta que pueda ayudarte a planear y gestionar esta escala de prioridades. Aunque se trate solo de un código de colores, si a ti te sirve y a tus compañeros también, será suficiente. En Teamleader, por ejemplo, hemos añadido esta escala de colores, entre otras muchas cosas, para que nuestros usuarios puedan ver en un simple golpe de vista lo que es urgente y lo que puede esperar.

 2. Planifícate antes

Antes de terminar tu jornada laboral, prográmate el día siguiente. Añade a tu agenda dos o tres prioridades que te gustaría acabar , especialmente si no son demasiado entretenidas, en vez de seguir aplazándolas. Esto te ayudará a finalizar los proyectos antes de su fecha límite, lo que, a su vez, te permitirá dedicar tiempo a otras cosas.

3. Agrupa y clasifica tus tareas

¿Lees cada e-mail en el momento en que entra? No te avergüences, todos hacemos eso. Lamentablemente, esa es una costumbre contraproducente para nuestro ritmo de trabajo. Agrupando tareas similares ahorrarás tiempo y podrás centrarte mejor en los asuntos que lo necesitan. Dedícate a contestar tus correos solamente una vez al día y aglutina todas las llamadas que tengas que hacer. Asimismo, apunta en una lista todos los trabajos de la semana y elabora un programa que no te permita salirte de él.

Para esto, también te sería útil encontrar una herramienta para clasificar las tareas, por ejemplo, según su tipo. Imagina que pretendes completar varias tareas internas no demasiado urgentes por la tarde, cuando, no obstante, podrías dedicar ese tiempo a otras cosas más importantes, como, por ejemplo, a una reunión con un cliente interesante.

4. Adelanta tarea y tómate un respiro

Hay momentos en los que necesitas despejarte. A veces no estás en tu mejor momento, o bien estás poco inspirado o, simplemente, estás cansado. Si tus plazos de entrega son demasiado ajustados, todo esto será impensable. Deja algo de espacio en tu agenda para ti. Además, intenta completar las tareas antes de su fecha límite, eso te ayudará a evitar el estrés y te mantendrá centrado y motivado.

5. Hazlo a tu ritmo

Demasiado a menudo te secuestran para asistir a innecesarias reuniones. Eso del meetnapping ¿Recuerdas? Intenta mantener algunas horas de tu jornada para dedicarte tranquilamente a tu trabajo. Haciéndolo a tu ritmo, así podrás concentrarte mejor, y sin ser molestado. Ya que trabajas duro, al menos te mereces poder programar tu trabajo y tu tiempo a tu manera. optimizar tu trabajo

Si utilizas una herramienta para programar tu agenda, utiliza una que permita que los demás puedan consultarla y editarla si es necesario. De esta manera tus compañeros de trabajo sabrán cuándo pueden interrumpirte y cuándo no; o cuando pueden cerrar tareas o reuniones contigo. En Teamleader, al menos es como contemplamos el trabajo colaborativo y por ello planteamos esta opción: Una agenda abierta para que cada miembro del equipo pueda consultar rápidamente quien está haciendo qué y en qué momento.

 6. Motívate e inspírate

¿Por qué te dedicas a esto? Tal vez te encanta el contacto con la gente, quizá disfrutas ayudándoles a alcanzar sus objetivos, quizás porque eres una persona buena en lo que hace, creativa, ambiciosa, dinámica… Sea lo que sea, sigue haciendo lo que te gusta. 

Pero, para mantener la inspiración y la motivación, hay muchas cosas que puedes hacer. Puedes trabajar más cerca de tus compañeros y compañeras porque a veces necesitas una nueva perspectiva para cambiar la manera en que estás llevando las cosas. También puedes rodearte de gente con ideas brillantes. Aprende de otros modelos en el mundo laboral y estate atento a sus apariciones en los medios de comunicación, a sus libros o a las entrevistas que hace. Y no lo olvides, ¡tus propias ideas también inspiran a otros! 

"No digas que no tienes tiempo suficiente. Tienes las mismas horas al día que tuvieron Helen Keller, Louis Pasteur, Miguel Angel, la madre Teresa de Calcuta, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, y Albert Einstein. ",

H. Jackson Brown Jr.

Gana tiempo optimizando el trabajo

Aunque no lo parezca, todo el mundo tiene mucho tiempo. El problema es que no siempre sabemos cómo organizarlo de forma eficiente. Es verdad que tenemos muchas cosas que hacer, pero no es menos ciertos que a veces olvidamos centrarnos en el resultado al que debemos llegar.

Sin embargo, deberíamos atrevernos a analizar nuestro comportamiento. Pregúntate antes de cada llamada y de cada reunión cuál es el resultado que deseas conseguir. ¿Lo estás consiguiendo? ¿Qué puedes hacer, si no es el caso?

Y lo más importante, ¡no olvides disfrutar de tu trabajo! Algunas veces estamos tan agobiados que olvidamos que, en el fondo, nos encanta dedicarnos a esto. Optimizar el trabajo no quiere decir que nos den las cosas hechas, sino gestionar nuestras responsabilidades de forma que podamos ser felices. #WorkSmarter20170222_Ebook_TimeManagement_ES_CTA.jpg