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¿Cómo facturar un proyecto en una agencia?

Maria Abad Maria Abad on 24-feb-2017 10:13:00 in Digitalización y Productividad

Cómo Facturar un Proyecto a una Agencia - Teamleader CRM

Seguro que a veces te has has hecho esta pregunta muchas veces. Y es que Muchas compañías invierten un tiempo precioso en preparar las facturas. En este artículo vamos a hablar de varios formas de hacerlo, así cómo cuales son sus pros y sus contras.

Inevitablemente, cuando calculas el precio de tus servicios y tus productos, buscas la forma de facturar que mejor os convenga a ti y a tu cliente.  Pero, cuando no sabes cómo facturar un proyecto, acabas concentrándote más en valorar trabajos y comparar precios que en lo que realmente te interesa que no es otra cosa que realizar el proyecto. ¿Cómo puedes acertar con el importe exacto para que todas las partes implicadas acaben satisfechas?

A menudo, la primera duda que surge es la siguiente: ¿Tus facturas deberían tener un precio fijo o variar según el coste del material y el tiempo invertidos? ¿Cuál de estas dos maneras de trabajar es la más adecuada? De hecho, la mayoría de las empresas se enfrentan a este mismo problema. Por ello, intentaremos resolver esta cuestión de una vez por todas.

Escoger un precio fijo o variable

Precio fijo

cómo-facturar-un-proyecto¿Quieres ofrecer transparencia a tu cliente? Un precio fijo a menudo ofrece mayor transparencia y previsibilidad. No siempre es la opción más económica, pero elimina el riesgo para el cliente de encontrarse con sorpresas desagradables después. No hay un coste adicional por horas extras ni tasas variables. La mayoría de los clientes prefiere un precio fijo.

Sin embargo, para ti, esto puede conllevar un trabajo extra. Determinar el precio adecuado para ambas partes te llevará un tiempo. Además, existe el riesgo de que empieces sobreestimando o subestimando el valor del trabajo, lo que al final será en detrimento tuyo o de tu cliente.

Este método promueve la eficiencia: la sinergia y el trabajo en equipo son vitales para completar el proyecto sin sobrepasar el plazo. Por otro lado, también puede conllevar una pérdida de calidad, porque las prisas nunca son buenas consejeras.

En otras palabras: un precio fijo es ideal para proyectos pequeños y bien definidos. Ofrece transparencia entre la empresa y el cliente desde el primer momento y no hay lugar para imprevistos. Es perfecto para proyectos que ya hayas realizado anteriormente, como, por ejemplo, para diseñar una página web con plantillas básicas.

Precio variable según el material y el tiempo invertido

tips-para-saber-cómo-facturar-un-proyectoLa mayor ventaja que puede ofrecerte este sistema de facturación es la precisión. Un precio variable te permite establecer el coste exacto del tiempo que has dedicado al proyecto y de los materiales que has utilizado. La desventaja es que no puedes ser muy específico en tu oferta o tus estimaciones,  ya que podrían ser completamente erróneas.

A muchas empresas, este método les da un mayor margen cuando un proyecto se alarga más de lo previsto. Aunque no conviene que se retrase demasiado, ya que algunas personas necesitan trabajar bajo presión para ser más productivas y eficientes. 

Sin embargo, a pesar de que a tu equipo de trabajo le complazca este procedimiento, es posible que a tus clientes les cause ciertas preocupaciones, que, al final, se traducirán en discusiones, sobre todo si el sistema no es del todo transparente y el cliente no tiene claro lo que está pagando. Para solucionar este problema, hay que crear unas facturas sencillas de comprender que permitan tener una visión de conjunto, así como hacer un seguimiento de las horas y de los materiales invertidos. Lo que, por supuesto, también representa más trabajo para ti.

Este método es más adecuado para grandes proyectos que utilizan una metodología ágil y que pueden ajustarse fácilmente durante el proceso, sin tener que revisar todo el presupuesto presentado.

Modo de facturar al cliente 

consejos-para-saber-cómo-facturar-un-proyectoLa estrategia que mejor se adapte a ti tiene mucho que ver con el sector en el que trabajes y tu forma de hacerlo. Por ejemplo, las empresas a menudo mezclan la facturación de la creación de una página web con la de marketing, que deberían facturarse de manera distinta. A los diseñadores, los clientes suelen pedirles cambios de última hora, en ese caso, si estimas un precio demasiado bajo, puedes acabar perdiendo bastante dinero. En cambio, un empresario puede valorar mejor cuánto le costará lanzar una campaña publicitaria de, por ejemplo, un buscador. Por ello, un precio fijo sería la opción más válida para esta segunda tarea.

¿Tener que hacer todos estos cálculos todavía te provoca dolores de cabeza? Las cosas pueden ser mucho más sencillas si utilizas el software de gestión de proyectos adecuado que esté integrado con un módulo de facturación. 

Hablando de facturas, si está buscando una modelo de factura, puede descargarla aquí.

 Ventajas de un software de gestión de proyectos

Utilizando el software adecuado, ya no tendrás que limitarte a un tipo de precio y no perderás horas buscando la mejor solución. Las facturas se calcularán y vincularán a cada proyecto de forma automática. Después, tu software te ayudará a escoger los diferentes métodos de facturación adaptados a los clientes, los proyectos, las tareas y los empleados. Escoge una herramienta que te permita hacer un seguimiento del tiempo que dedicas a cada proyecto, para calcular de forma más precisa las horas que deberás cobrar.

La opción de facturar de diversas maneras, te ofrece más flexibilidad y precios más ajustados. Y lo mejor, un software de gestión de proyectos te hará ganar mucho tiempo, que, sin duda, podrás dedicar a otros asuntos.

Utiliza Teamleader para facturar

Teamleader es una solución todo en uno que integra CRM,  gestión de proyectos y  facturación. Tienes más información sobre esta herramienta aquí. Pero centrémonos un momento en la facturación. Teamleader te permite determinar precios fijos o un precio variable en función de las horas trabajadas. Estos también pueden estar condicionados por el tipo de trabajador, dado que uno con más experiencia cobrará más que un principiante.teamleader-para-facturar-un-proyecto

Los precios pagados por horas tampoco son los mismos en función de la tarea que se realice; por ejemplo, las funciones de desarrollo suelen ser más caras que las de administración y se pueden ajustar los precios en función de esto. También se puede usar un precio fijo por cliente, que luego podrá ajustarse en función de las ratios o el salario por hora.

¿Qué ocurre si quieres cambiar la tarifa por hora de tus trabajadores según el proyecto que lleven a cabo? Una vez más, esto no representa ningún problema si utilizas la aplicación de facturación de Teamleader.

Las empresas que prefieren trabajar con precios fijos, seguramente escojan la opción de seguimiento del tiempo prepagado (prepaid time tracking), mediante el cual el cliente paga por adelantado y ese importe se vincula al plan del proyecto, así el presupuesto previsto no puede superarse. Además, te permite enviar tus presupuestos y que tu cliente los apruebe on-line, así como mandar tus facturas de forma automática. Suena genial, ¿verdad? Encontrarás más información relacionada con este tema aquí.

La herramienta ideal para la factura ideal

A no ser que calcular presupuestos sea una de tus pasiones, es mejor escoger una herramienta, como Teamleader, que lo haga por ti para que puedas centrarte en lo que realmente te interesa.  #WorkSmarter 

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