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Características cruciales para la herramienta de gestión de proyectos ideal

Hacer el seguimiento de los recursos, las fases, las responsabilidades y los miembros involucrados en cada proyecto puede ser complicado, y si trabajas en más de un proyecto a la vez, realmente agobiante. Afortunadamente, hay una ayuda disponible, una gran ayuda. Hoy en día, hay toneladas de herramientas de gestión intentando llamar tu atención. ¿Pero qué características debería tener la adecuada para ti?

Una buena herramienta de gestión de proyectos te ayudará a centralizar toda la información y, al mismo tiempo, a permitir que todos los trabajadores conozcan cuáles son las tareas que deben realizar en cada momento. Ofrece una visión de la distribución del flujo de trabajo y permite ajustarlos sin descentrarte ni a ti ni a tu equipo. Aquí te mostramos algunas de las características que debería tener una solución completa:

1. Planificación

La herramienta de planificación es la verdadera esencia de tu software de gestión de proyectos. Al menos, te ayuda a hacer un seguimiento de todas las tareas programadas y de los plazos. Un calendario de equipo compartido también puede ser una gran ventaja, tanto como las notificaciones automáticas cuando se acerca el final del plazo.

Los planificadores de proyectos más sofisticados te permiten distribuir los trabajos y las responsabilidades a los miembros del equipo específicos, ofreciéndote una imagen todavía más clara de la distribución del flujo de trabajo y del tiempo.

2. Gestión del trabajo

La gestión del trabajo es otra característica básica de la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos. Una buena gestión del trabajo te permite dividir cada proyecto en fases y en pequeñas tareas a las que puedes añadir plazos y presupuestos. Las herramientas más modernas también integran ‘la ruta crítica’: el orden preciso en el que deberían completarse las tareas para que el proyecto salga adelante.

3. Colaboración y comunicación

herramienta de gestión de proyectos para agencias.jpgUna comunicación fluida es la clave del éxito de cualquier proyecto, así que también debe formar parte de tu herramienta de gestión de proyectos. Las mejores funcionan como centros donde introducir los datos básicos y la información detallada. Esto es muy positivo, por ejemplo, para aquellos que trabajan desde casa.

Algunas herramientas también ayudan a compartir la información del proyecto con los clientes. Esta puede ser una buena manera de mantener a tu cliente informado sobre los progresos del trabajo sin tener que mantener reuniones informativas con él cada pocos días.

4. Informes

Los informes y estadísticas son prácticos para tener una visión de conjunto de cómo va tu proyecto actual y aprender de proyectos anteriores. ¿Por qué un proyecto superó el presupuesto? ¿Por qué otro no se pudo entregar a tiempo? Todo esto estará aquí.

5. Gestión del presupuesto y control de los recursos

herramienta de gestión de proyectos para pymes.jpgAlgunas herramientas ofrecen una característica de gestión específica. Esta te ofrece una visión de conjunto de las salas de reuniones reservadas, planeadas y de los recursos utilizados y todo lo que costará. También es útil para evitar la duplicación de reservas o la falta de recursos.

6.Seguimiento del tiempo y control de la rentabilidad

Las funciones de seguimiento del tiempo te ayudarán a definir qué tareas son las que más tardaron en completarse en un proyecto anterior, para estimar mejor los costes y el tiempo en el futuro. La mayoría de las herramientas ofrecen un seguimiento del tiempo básico, pero la opción de fijar diferentes tarifas horarias y añadir automáticamente horas facturables a tus recibos puede ahorrarte muchas horas de trabajo y un mayor control de la rentabilidad de tus proyectos. #WorkSmarter

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About the author

Antonio Molina

A Antonio le apasiona la cultura japonesa. Le encantan las antiguas tradiciones orientales en las que los detalles y la ejecución esmerada de cada acción son vitales. Es una fascinación que encaja a la perfección con su cargo dentro de nuestro departamento de marketing en España. Aunque según sus palabras es un poco manazas, nosotros tenemos que decir que no es para tanto y que lo soluciona con creces gracias a su carisma.

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