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Cómo evitar tareas repetitivas en tu trabajo

Maria Abad Maria Abad on 02-mar-2017 9:28:00 in Digitalización y Productividad

Cómo evitar tareas repetitivas en tu trabajo - Teamleader CRM

Aunque tengas el mejor trabajo del mundo, alguna vez te tocará hacer frente a algunas tareas repetitivas y aburridas que odias. Cuadrar números e introducir datos manualmente suelen ser de las más aburridas y de las que nos roban un tiempo precioso. Aquí vamos a ver cómo evitar estas tareas repetitivas.

Si has analizado tu forma de trabajo actual, probablemente sabrás qué es lo que necesitas cambiar para ser más productivo, sacar tu vena más creativa y dedicarte a tu pasión. Dedicarte a lo que eres bueno y a lo que te gusta  debe ser tus prioridad en el trabajo, pero esto no siempre pasa... En otras palabras, intentar evitar estas tareas tediosas y repetitivitas no es un lujo, sino una necesidad básica.como evitar tareas repetitivas 1

Las llamadas telefónicas

¿Eres consciente del tiempo que dedicas a las llamadas en una semana normal? Desafortunadamente, las llamadas no siempre dan los resultados esperados. Este es otro de los problemas habituales de muchas empresas:

  • No hablas con el cliente, o bien, simplemente, no les interesa o no encajan con tu empresa.
  • Llamas a las personas equivocadas. Te tienen durante minutos colgado al teléfono escuchando la música de espera hasta que te pasan con esa persona que puede no ser la adecuada para ayudarte.
  • Llamas a la misma persona dos veces. Estás llamando de nuevo a un posible cliente o a un colaborador para tener exactamente la misma conversación solo porque tu empresa no tiene un buen sistema para controlar las llamadas y sus resultados.

No te preocupes, no es culpa tuya. Hacer un seguimiento de las llamadas de forma manual es una ardua tarea. Afortunadamente, el software adecuado (una herramienta CRM, para ser exactos)puede ayudarte con este problema de ahora en adelante.

Utiliza tu base de datos para recuperar tus llamadas fácilmente y comprobar cuál fue el resultado de cada contacto con posibles clientes. Así no perderás el tiempo haciendo llamadas innecesarias y, al contrario, podrás concentrarte en llamar a la persona adecuada en el momento preciso.

Gestiona los horarios de tus trabajadores

Asegurarte de que tu jornada laboral no está plagada de reuniones de 9 a 7 ya es casi un trabajo a tiempo completo. Pero todavía es peor si, además, tienes que organizar los horarios de las personas que trabajan para ti. Estar todo el día detrás de tus trabajadores recordándoles las tareas y los plazos de entrega es frustrante para ellos y para ti y también rebaja la productividad.como evitar tareas repetitivas 2

Sin embargo, todos estos asuntos de horarios se convertirán en algo del pasado si utilizas el software adecuado. Digitalizando tu gestión de proyectos, podrás enviar avisos automáticos a las personas implicadas. De esta manera, los proyectos que lleváis a cabo serán más transparentes que nunca y tus trabajadores disfrutarán todavía más de trabajar contigo.

Entrada y recuperación de datos

Admitámoslo, no somos fans del Excel. Seamos francos, todos le dedicamos muchísimas horas, no solo para introducir datos, sino también para recuperarlos. Pero eso dejará de ser un problema si empiezas a utilizar una herramienta CRM. 

Piénsalo, tienes documentos adjuntos, cartas y correos electrónicos, que no puedes meter un tu archivo de Excel y que necesitas guardar en algún otro sitio. Como no están centralizados en una única base de datos, te arriesgas a perder mucho tiempo intentando recuperarlos más adelante o, incluso, a utilizar, sin saberlo, información que ya está obsoleta.

Sinceramente, redactar informes en Excel no es coser y cantar. Todos nos hemos encontrado alguna vez con el caso en el que un compañero de trabajo ha editado una fórmula que ha acabado con una pantalla llena de errores. Luego, es una locura localizar el origen del problema para solucionarlo.

Aunque esto no te haya ocurrido, sigues perdiendo mucho tiempo cuadrando números. Utilizar un software que te permita automatizar todas estas tareas representa una clara ventaja.

Deja que Teamleader haga el trabajo sucio

Si sigues malgastando tu tiempo introduciendo datos, piensa en Teamleader como la red central de tu negocio, y ya no tendrás que preocuparte nunca más por ellos, gracias a las diferentes opciones de sincronización.

Pero no se limita solo a los datos de los clientes. También ganarás tiempo con tus llamadas, grabándolas y guardando el resultado de los contactos que tengas con los clientes.

Gracias al sistema de planificación de proyectos, tus clientes también estarán informados sobre lo que estás haciendo. Teamleader te garantiza estar al día sobre los proyectos y las fechas clave: asigna tareas y plazos a los trabajadores, tiene los presupuestos firmados de los clientes on-line y envía las facturas automáticamente. La falta de transparencia y comunicación a menudo ha causado importantes retrasos, ahora este problema estará resuelto.

¿Cuáles son las tareas que más te aburren? Teamleader te ayudará a enfrentarte a todas ellas. Guardar tus datos en una base centralizada, te permite acceder a todo lo que necesites con un clic. Elimina de tu lista las tareas repetitivas y tediosas, de ahora en adelante, céntrate en el trabajo que te gusta y que disfrutas. #WorkSmarter

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