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Cómo hacer una factura (+ejemplos)

Cedric Auman Cedric Auman on 06-may-2020 11:51:51 in Digitalización y Productividad

Cómo hacer una factura (+ejemplos)

Emitir facturas perfectamente correctas es esencial para tu empresa. No solo garantizan el pago por tus servicios o productos, sino que también te proporcionarán una visión general clara de tus ingresos y de tus gastos. Sin embargo, hacer una factura (digital) que cumpla con las normativas no resulta siempre una tarea fácil. Por ello, compartiremos contigo unos cuantos consejos, recomendaciones y varios ejemplos.

  1. ¿Por qué las facturas son fundamentales?
  2. Diferentes tipos de facturas 
  3. ¿Cómo haces una factura? 
  4. Ejemplos de facturas 
  5. ¿Cuál es el momento ideal para hacer tu factura y enviarla? 
  6. Facturación digital: ¿cómo funciona? 

Facturas-fundamentales¿Por qué las facturas son fundamentales? 

Como trabajador autónomo, debes estar superpendiente de tus facturas. ¿Te parece que exageramos? Para nada. Y te lo demostramos con estos 3 motivos: 

  1. Las facturas serán tus documentos justificativos de ventas. Serán la prueba de que has proporcionado un determinado producto o servicio. Si las facturas no cumplen con las normativas, no podrás reclamar ni un solo céntimo en caso de que el cliente se niegue a pagarlas. 
  2. Las facturas incorrectas pueden acarrear sanciones con Hacienda. Si tus facturas no son correctas, tu contabilidad se verá afectada y te arriesgarás a ser sancionado. Además, este requisito no solo se aplica a las facturas emitidas (las que envías a tus clientes), sino que también puedes ser sancionado si las facturas recibidas de tus proveedores son incorrectas. 
  3. Las facturas te aportan información útil sobre tu compañía. Y es que, al fin y al cabo, con las facturas puedes ver cuáles son tus ingresos y tus gastos, lo cual te permitirá estar al tanto de la solidez financiera de tu negocio. 

«Gracias a nuestras facturas digitales, podemos sacar conclusiones fácilmente a partir de nuestros ingresos y gastos, además de tener una visión general clara de nuestra facturación». Jonah Van Laer, fundador de Tuinjan

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Diferentes tipos de facturas 

Cada tipo de factura corresponde con una determinada necesidad según el tipo de negocio o de proyecto. En términos generales, existen 8 tipos de facturas. 

    1. La factura estándar contiene la información estándar (como su nombre bien indica) y es la que se suele usar por defecto.
    2. La factura comercial se utiliza cuando se envían bienes de un país a otro. 
    3. Para proyectos grandes, como en el sector de la construcción, puedes enviar facturas periódicas cada vez que se finaliza una parte del proyecto. De esta manera, también generarás ingresos durante el propio proyecto. 
    4. ¿No cobras un determinado importe por un producto o servicio? Si aplicas una tarifa horaria por tus servicios, se recomienda utilizar una planilla horaria o una app para registrar tiempo. Este método resulta especialmente práctico tanto para las agencias como para los consultores.
    5. Para los clientes con los que trabajas de forma continua, puedes crear una factura recurrente que puedes enviar con una frecuencia específica, como por ejemplo a finales de cada mes.
    6. Con una factura proforma,  estarás proporcionando un precio estimado para un determinado producto o servicio. Este documento suele ser prácticamente igual que tu presupuesto.
    7. En caso de una factura basada en el valor, el importe depende de la cantidad de trabajo que debes entregar. Es un tipo de facturación especialmente útil si puedes determinar el valor del servicio o del producto de antemano.
  • Una factura con precio fijo es la más apropiada para los proyectos que tienen unas expectativas claramente definidas. Suele ser el tipo de factura que utilizan los freelancers.

¿Cómo decides qué tipo de factura se adapta mejor a tu proyecto? ¿Con qué trabas te puedes encontrar? En este artículo de blog te guiaremos por este sendero tortuoso.

¿Cómo haces una factura?

Por norma general, una factura consta de 3 partes: el encabezado de la factura, el listado de la factura y el importe de la factura. Sí, en algunos casos no tiene más ciencia que esa.  Y cada parte contiene una serie de elementos obligatorios.

En el encabezado de la factura debes incluir tus datos:

  • la palabra «factura» de forma claramente visible
  • la fecha de emisión y el número de serie
  • el nombre de tu compañía y el tipo de sociedad (S. A., S. L., etc.)
  • tu dirección completa
  • tu número de cuenta bancaria
  • tu número de identificación fiscal (NIF)
  • la fecha de entrega de los bienes o servicios

Y, además, también tendrás que incluir en el encabezado de tu factura los datos de tu cliente: 

  • el nombre oficial de la compañía
  • la dirección completa
  • el número de identificación fiscal (NIF)

En el listado de la factura, describirás los bienes o servicios además de la cantidad. Puedes hacerlo de dos maneras: 

  • describir las diferentes partes con su precio correspondiente
  • añadir tu tarifa horaria y el tiempo dedicado a cada parte del proyecto

Con el ejemplo que te dejamos más adelante te quedará clarísimo enseguida.

Y en el importe de la factura tendrás que añadir:

  • el importe neto (sin IVA)
  • el tipo impositivo y el importe
  • el importe total
  • la fecha límite de pago
  • las formas de pago

Nadie suele leerse la letra pequeña de los términos y condiciones generales, pero es recomendable incorporarlos en tu factura, aunque no sea un elemento obligatorio. Nota importante: si tu factura es para una persona física, tendrás que mencionar obligatoriamente los mismos términos y condiciones descritos en tu presupuesto. Si se trata de una empresa, será suficiente con hacer referencia a tu sitio web. 

Ejemplos de facturas

A la hora de hacer tus facturas repite el mantra de «copiar no está mal». Y es que el mejor consejo que te podemos dar es que bases tus facturas en otras ya existentes. Te ahorrarás un montón de tiempo.

Lo malo de este mantra podría ser que copies facturas que no cumplan con todos los requisitos de las normativas. Para evitar este inconveniente, te proponemos tres ejemplos que pasarían el examen del inspector de Hacienda más puntilloso.

el momento ideal para hacer tu factura y enviarla¿Cuál es el momento ideal para hacer tu factura y enviarla?

Si a la hora de hacer tus facturas, aplicas la filosofía de «¡qué pereza! Ya lo hago mañana», tenemos un buen problema entre manos. Y es que cuando un proyecto llega a su fin, lo mejor que puedes hacer es «no dejar para mañana lo que puedes hacer hoy» y enviar tu factura lo antes posible. 

La fecha límite es el día 15 del mes siguiente tras la entrega. Por ejemplo, si has entregado un producto a tu cliente el día 23 de abril, tienes hasta el 15 de mayo para hacer tu factura y enviarla. 

Aunque siempre es mejor no esperar hasta el último momento. A principios de mes, suele haber muchos pagos. Si tus clientes pagan sus facturas de forma rápida, tú también podrás pagar tus gastos. En cualquier caso, es fundamental no sobrepasar la fecha límite, ya que puedes ser sancionado por las autoridades tributarias. 

¿Tu cliente es autónomo o tiene una empresa? Entonces, disponen de 30 días para pagar la factura a partir de la fecha de recepción. Puede que no lo apliques al pie de la letra, pero siempre es mejor dejarlo por escrito. En cuanto a las personas físicas, no existe una fecha límite específica, pero se espera que se abone en un plazo de tiempo razonable que suele ser de una a dos semanas. Para evitar malentendidos, puedes incluir los términos de pago en los términos y condiciones generales de tu factura. 

Es cierto que el cliente siempre tiene la razón, pero ¿qué pasa si no te paga tu factura? ¿Le acosas con cientos de correos electrónicos? ¿Contratas un cobrador del frac? Por suerte, no tendrás que hacer nada de eso. Con sencillos pasos, obtendrás una solución de los más eficiente.

La facturación digital: ¿cómo funciona? 

Todos odiamos ese momento en el que hay que pelear con la impresora para imprimir la factura o ir a por sobres y sellos al estanco para enviarla al cliente. Las facturas en papel suponen tanto una inversión de tiempo y dinero como una acumulación de preocupaciones. Al fin y al cabo, ¿cómo puedes estar seguro de que le va a llegar de manera segura a tu cliente? 

Los trabajadores autónomos utilizan cada vez más las facturas digitales con una herramienta online. Este tipo de facturación tiene 3 ventajas: 

  1. Se tarda menos tiempo. Con la ayuda de un software, puedes crear una factura con el estilo de tu marca con solo unos cuantos clics. También podrás registrar, enviar y procesar las facturas de forma digital y, por lo tanto, más rápidamente. 
  2. Te ahorras un dinerito. El coste del software no suele variar independientemente del número de facturas que envíes. Por lo que te ahorrarás en sobres, papel, cartuchos de tinta para la impresora, sellos… Ya no los necesitarás.
  3. No puede ser más sencillo. Tendrás la seguridad de que la factura le llega a la persona adecuada. Es más, esta persona podrá ver la factura en cualquier momento: desde su teléfono, tablet u ordenador; en casa, en la oficina o hasta de vacaciones.

Facturación digital y electrónica: ¿son lo mismo?

No, una factura digital se crea y se envía mediante un software y se trata de un documento PDF, Word o Excel. Este tipo de factura suele ser suficiente para los trabajadores autónomos. En cambio, una factura electrónica es una factura XML que cumple con la normativa europea PEPPOL. 

¿Te gustaría saber algo más acerca de las facturas digitales? Hemos hecho una lista con todo lo que necesitas saber. 

«Al principio, hacía las facturas manualmente, pero no era un trabajo eficiente. Teamleader me ha ahorrado un montón de trabajo ineficiente, frustración y tiempo.»  - Laurent Debaere, fundador y manager de Berdea

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