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Conviértete en un gestor de proyectos más eficiente gracias a la “Critical Path”

Maria Abad Maria Abad on 14-jun-2016 10:12:00 in Gestión de proyectos

Conviértete en un gestor de proyectos más eficiente gracias a la “Critical Path”

Si te cuesta controlar el tiempo que inviertes en tus proyectos, es hora de que utilices el método de la Critical Path ¡Descúbrelo aquí!

No puedes controlar el tiempo que inviertes en tus proyectos, siempre tardas más de lo que esperabas y te cuesta saber por qué. Necesitas empezar a trabajar con la Critical Path. Este método puede ayudarte a ser un mejor gestor de proyectos. Descubre cómo.

¿Qué es la Critical Path y quién la inventó?

que es la critical path.pngLa ruta crítica de un proyecto es la serie de actividades más larga que afecta a la fecha final, porque una actividad no puede empezar hasta que la precedente ha sido completada. En otras palabras, haz una lista de todas las tareas que solo pueden empezar cuando otras han terminado. El resultado será tu Critical Path. Son las tareas que tienen un efecto directo sobre la fecha final. Si una de tus “tareas críticas” se retrasa un día, tu proyecto también se retrasará un día.

Como concepto, la ruta crítica apareció en los años 50. Fue importante para el éxito de grandes proyectos como el enorme programa nuclear estadounidense, el Proyecto Manhattan.

¿Por qué deberías utilizar la Critical Path?

Cada proyecto consiste en un número de tareas que hay que realizar para llevarlo a buen puerto. Cuando los proyectos son grandes, a veces es fácil perder la visión de conjunto, entonces resulta complicado establecer las prioridades y saber qué tareas conviene hacer primero.

Como jefe de proyectos, en algunos momentos puedes permitirte dejarte influenciar por razones secundarias al priorizar los trabajos, por ejemplo:

  • Una tarea que sea divertida y/o fácil
  • Otra que ya tenga listos todos los documentos necesarios para realizarla
  • O aquella que la persona X quiere que esté acabada cuanto antes

Esas no son malas razones per se para empezar una tarea, pero, si no están en tu Critical Path, retrasarás el proyecto, y eso no puede ser. En resumen, no te distraigas con tareas que no se encuentran en tu Critical Path y que debes acabar a tiempo.

Por ejemplo, para construir una casa

entender  lacritical path.jpgSeamos más específicos, imagina que vamos a construir una casa. Esto tiene que hacerse siguiendo una secuencia concreta. Si entendemos que la casa está lista cuando ya tiene tejado y retrocedemos desde aquí:

  • Solo podemos poner el tejado cuando las paredes están en su sitio;
  • Solo podemos construir las paredes cuando se han asentado los cimientos;
  • Solo podemos echar los cimientos si el agujero ya está cavado;
  • Solo podemos cavar si se ha comprado el terreno;
  • Solo podemos haber comprado el terreno si antes hemos negociado un buen precio;
  • Y suma y sigue.

Todas estas fases son cruciales para cumplir la fecha de entrega. Otras tareas no lo son. Por ejemplo, escoger los muebles, decidir la distribución del jardín u organizar la conexión a Internet.

Es preferible dejar esos quehaceres para otra fase del proyecto que no afecte a la fecha de final de plazo.

Visualiza la Critical Path en un diagrama de Gantt

Puedes elaborar convenientemente tu Critical Path con lo que llamamos un diagrama de Gantt. Es fácil generarlo con el módulo de Proyectos de Teamleader. Debes indicar si cada fase depende de otra o no y, si es así, aparecerá una línea negra que las una.

De esta manera, en solo unos segundos podrás ver que es mejor no hacer esperar al techador porque tú quieres ir a la tienda de muebles.

La Critical Path en la práctica

Cuando ya has identificado la ruta crítica, prioriza las tareas y asegúrate de no dejar “huecos”.

El experto en marketing Seth Godin la compara con una carrera de relevos: lo ideal es que cada persona encargada de una tarea pase el testigo a la siguiente sin dejarlo caer. Y la persona que lo tiene, debe esforzarse por pasarlo rápido y bien a la próxima.

Godin utiliza botones verdes para marcar qué trabajadores están realizando una tarea que se encuentra en la Critical Path los demás llevan botones rojos y ayudan “a los verdes” tanto como les es posible.

Identifica la ruta crítica de tu proyecto y da prioridad a las tareas que realmente lo necesitan. Así, evitarás distracciones de aquellas que no afectan directamente a tu fecha de entrega. #WorkSmarter

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