Teamleader Blog Article

Deja claro a tu bandeja de entrada quién manda

Maria Abad Maria Abad on 01-dic-2016 11:53:48 in Gestión del tiempo y eficiencia

Cómo Organizar la Bandeja de Entrada - Teamleader CRM

Noticias de última hora: enviamos muchísimos e-mails. De hecho, tantos que el trabajador normal pasa un 28% de su tiempo gestionando el correo electrónico. En 2016, has recibido  una media de 91 correos al día, y enviado más o menos unos 40. Y si eres el jefe, el número se dispara. Increíble ¿no?

¿Existe alguien que se sienta bien con esta situación? ... Y aun así, seguimos bombardeándonos unos a otros las bandejas de entrada, con las consecuencias que esto acarrea: bandejas de entrada repletas, a punto de explotar, un flujo incesante de e-mails que interrumpen tu trabajo a cada paso, y, lo peor de todo, que te quitan el tiempo para las cosas realmente importantes.

Ya es hora de que hagas algo al respecto. Este artículo intentará mostrarte como limitar el tráfico de tu emails a los asuntos importantes y cómo responderlos de forma más eficiente.

Paso 1: Recibe menos correos

Claramente, es más fácil de decir que de hacer, pero, está claro. El primer paso y  el más importante hacia una bandeja de correo  más limpia y organizada pasa por ti. Esto es lo que puedes hacer:

Date de baja de los avisos innecesarios

Este primer paso es verdaderamente sencillo: no pierdas el tiempo con todas esas ofertas, boletines y actualizaciones en las redes sociales que no lees casi nunca. En internet encontrarás montones de aplicaciones que identifican qué tipo de correos apenas abres, y que incluso te darán de baja de boletines con pocos clics.

Deja de poner a gente en copia

Cuanto más alta sea tu posición, más probable es que aparezcas en copia. Con todo, no es necesario que estés siempre en el ojo del huracán. Comienza a eliminar los correos que te tengan en copia y da ejemplo dejando de poner a gente en copia innecesariamente.

Busca alternativas para tu empresa

En la era de las redes sociales y la mensajería instantánea no tiene sentido seguir enviando emails con la esperanza de que tu mensaje llegue a su destino. Elige una de las muchas alternativas para comunicarte de puertas adentro, como una plataforma de chat que te facilite el trabajo. Además, este tipo de aplicaciones suele tener funciones de búsqueda potentes.

Centraliza la información

Da acceso a la base de datos central a todos aquellos que necesiten la información. De esta manera, no tendrán que estar preguntando unos a otros sobre archivos adjuntos, datos de clientes o precios. Y no te sorprendas si esta forma de funcionar te ahorra hasta un 35% de tu tiempo!

Paso 2: Procesar los correos electrónicos más eficientemente

Ahora que ya te has quitado lo que sobraba, deberías estar recibiendo solo mensajes importantes. Sin embargo, posiblemente la cantidad de correos que recibes siga siendo más grande de lo que desearías. Con todo, siguiendo un proceso simple podrás ahorrarte un montón de tiempo:

La regla de los 2 minutos

Se trata de una regla del gurú de la productividad, David Allen: Si leer y responder un email te va a llevar menos de dos minutos, hazlo ya, aunque el correo no sea urgente. Se pierde mucho tiempo etiquetando y organizando estos correos en tu lista de cosas por hacer.

La regla de "2 a 3 veces" al día

Tu cerebro puede tardar hasta 20 minutos en volver a conectarse cuando alguna notificación interrumpe tu trabajo. Intenta evitar este problema comprobando tu bandeja de entrada únicamente en momentos determinados del día. Si alguien necesita comunicarse rápidamente contigo, puede elegir otras formar de contactar.

Intenta no tener que releer los emails

Releer los correos para organizar o buscar en tu buzón es una pérdida de tiempo. Busca la manera de no tener que hacerlo más. Guarda la información sobre remitente y destinatarios directamente en tu CRM, y adjunta todos los e-mails necesarios; así, tus compañeros y tú podréis acceder siempre a la información correcta sin tener que buscar en el buzón de correo electrónico.

Traduce los correos en acciones

Acostúmbrate a traducir los e-mails entrantes en una acción. Con el software correcto, puedes crear encargos o reuniones en tu propia agenda o en la de otra persona. Si no sabes cómo responder a la pregunta de alguno de tus clientes, crea un ticket interno dirigido a otro compañero que pueda responderla.

Descubre Teamleader

En Teamleader se puede combinar fácilmente Outlook y GmailEs decir, te permite moverte por tu bandeja de entrada diaria de manera sencilla y rápida, así como crear encargos y reuniones directamente desde tus correos, para poner toda la información importante directamente en tu CRM. Es eficaz y económico. Teamleader combina CRM, gestión de proyectos, facturación, presupuestos y mucho más en una sencilla aplicación.

Prueba Teamlader gratis durante 14 días