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Domina el arte de delegar

Maria Abad Maria Abad on 29-mar-2017 14:39:58 in Digitalización y Productividad

Domina el Arte de Delegar - Teamleader CRM

Piensa en la última vez en que pudiste estar completamente concentrado en tu trabajo. Esa época en la que el tiempo pasaba volando y tú podías avanzar muchísimo sin que nadie te distrajera. Los momentos productivos como esos son inestimables. Desafortunadamente, a menudo acabas interrumpiéndolos para realizar tareas que, en realidad, no te corresponden, pero que sigues asumiendo solo para conseguir tenerlo todo bajo control.

Delegar y dividir tareas

El problema principal es que toda la información está guardada un poco en todas partes y, al mismo tiempo, en ningún lugar concreto, y, al final, nadie sabe quién es el responsable de cada cosa. Intentamos poner orden en todo ese caos mediante reuniones interminables y una microgestión que acaban consumiendo la mayor parte de nuestro preciado tiempo.

Sin embargo, una empresa eficiente se caracteriza no solo por sus conocimientos, sino, sobre todo, por la fuerza de su equipo. No insistas en intentar hacerlo todo tú solo. Con los empleados adecuados en el puesto correcto, podrás centrarte en asegurarte de que los proyectos se lleven a cabo correctamente.

Delegar es una habilidad adquirida

20170327_delegate_inline2.jpgNo solo necesitas valorar lo urgentes o importantes que son algunos trabajos, también debes conocer los puntos fuertes y las debilidades de tus empleados. Probablemente ya conoces tus capacidades y flaquezas. Lo ideal sería encontrar empleados a tiempo completo o freelance que no solo puedan realizar esas tareas que no dominas, sino que, además, las hagan mejor que tú. Así, mientras tanto, no te verás desbordado por tu trabajo.

Una herramienta y un software que te ayudan a delegar

En primer lugar, delegar es una habilidad sencilla de aprender si recibes la formación y el entrenamiento necesarios, pero también puedes usar el software adecuado para agilizar el proceso. Por ejemplo, los redactores creativos serán mejores escribiendo posts para el blog y mejorarán las perspectivas de venta, los comerciales pueden ser fundamentales en los eventos y los analíticos pueden ayudar en la toma de decisiones. Déjale a cada perfil que realicen esas tareas para las que son buenos. Para ello, planteamos Teamleader no solo como un gestor de proyectos, sino un gestor de talento. 

Arranca y gestiona tu proyecto

Un software de gestión de proyectos te ayuda a planificar el proyecto y a darle seguimiento ya que te permite crear y asignar tareas a las personas adecuadas con un solo clic. Teamleader trabaja con etapas y tareas. Para poder cerrar una etapa de un proyecto, antes deben haberse completado todas las tareas. Además, la herramienta irá calculando tu presupuesto, tanto para el proyecto completo como por etapas.

Deberías considerar el hecho de que, como responsable de departamento, tus horas cuestan más que las de un freelance o un perfil más junior.Teamleader te permite facturar múltiples tarifas por hora: si tu tarifa por hora es más alta que la de la persona a quien estás asignando la tarea, conseguirás reducir los costes rápidamente.

El módulo de gestión de proyectos te ofrece una visión de conjunto de todos los proyectos en marcha y de las tareas asociadas. Así, siempre estarás al corriente del estado de un proyecto, sin tener que ser, necesariamente, su responsable directo. Los gráficos de Gantt te proporcionan un análisis minucioso para que seas capaz de comprender la capacidad de trabajo de tu equipo y, en función de eso, asignarles las tareas adecuadas.

Un calendario claro

Teamleader integra un calendario que te puede ayudar a planificar y compartir todas la tareas, las reuniones y las llamadas telefónicas con tus compañeros. Para evitar agobiar a tu equipo, esta herramienta te permite ver también el calendario de los demás y en qué está trabajando cada uno, antes de asignarles nuevo trabajos. 

Además, damos la oportunidad de sincronizar tu calendario Teamleader con Outlook, Office 365, Google Calendar e iCloud, y recuerda importar también tu propio calendario para evitar tareas repetidas u otros conflictos. Los apuntes personales seguirán siendo invisibles para los demás, pero podrás ver rápidamente quienes están disponibles para ayudarte.

El empleado adecuado para el cliente correspondiente

20170327_delegate_inline.jpgEn función de lo que tu cliente necesite, puedes decidir a quién debes asignar cada proyecto. Por ejemplo, es posible que tú prefieras gestionar grandes cuentas, mientras que tienes otro empleado que es perfectamente capaz de hacer un seguimiento de las más pequeñas. Una herramienta CRM como la de Teamleader te permite recuperar toda la información que necesitas para tomar esa decisión. 

Además,  el CRM puede facilitar la colaboración. No solo la gestión de los datos de tus clientes estará centralizada, también las posibles observaciones pueden ser fácilmente transmitidas entre los miembros del equipo. Esto evita confusiones y dudas y te permite delegar trabajo sin tener que preocuparte por nada.

En otras palabras, Teamleader es una opción excelente si quieres evitar tareas que no tienen nada que ver con tu trabajo y tu pasión. En cambio, podrás dedicarte a lo que requiere toda tu atención. Una visión de conjunto clara te mantendrá al corriente de todo lo que está pasando para que puedas intervenir cuando sea necesario y asignar a las personas adecuadas lo que les corresponda; una visión  #WorkSmarter. 

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