Teamleader Blog Article

En la búsqueda de las reuniones eficientes ¿Es tu empresa víctima del meetnapping?

¿Es tu empresa víctima del meetnapping? - Teamleader CRM

Es demasiado frecuente en las empresas que los trabajadores se vean obligados a asistir a reuniones que ni ellos, ni la empresa sacan partido. Esto es lo que se conoce en el argot empresarial y del coaching como "meetnapping", pero ¿Qué es el meetnapping? Y lo más imporante ¿cómo podemos prevenirlo? Vamos a verlo en este post sobre cómo hacer reuniones eficientes.

Si alguien quiere matar el tiempo, una reunión es su mejor arma. Probablemente esto te suene familiar: Un tiempo precioso que se te escapa entre reuniones que se alargan más de lo esperado, hablando de lo que no viene a cuento o simplemente en reuniones que son innecesarias.

Un estudio sobre gestión del tiempo llevado a cabo por Bain & Company señala que las empresas gastan cerca del 50% en reuniones. Este análisis mostraba que mientras que un CEO ocupa más de 2 días laborales a la semana en reuniones, los empleados gastan miles de horas al año. No hace falta decir que es demasiado tiempo, por lo que es necesario preguntarse lo siguiente: ¿son necesarias todas estas reuniones? ¿Son estas reuniones eficentes? Vamos a verlo:

¿Qué es el meetnapping?

Meetnapping_Inline1-1.pngQuizás no hayas escuchado nunca este término, pero “meetnapping” es solamente un nuevo nombre a un viejo problema: perder el tiempo en reuniones que no son fructíferas para los objetivos e intereses de los asistentes. El término viene del inglés “Meeting” y “Kidnapping” (secuestro). El meetnaping es, por tanto, una manera “no criminal” de secuestro en la que tu o tus compañeros sois secuestrados y forzados a asistir a reuniones innecesarias.

No hay ninguna necesidad de preocuparse si el meetnapping  solo te ocurre de forma esporádica. Sin embargo, se puede convertir en un problema cuando todas estas reuniones son omnipresentes. Después de todo, el tiempo es dinero, así que mejor invertirlo de forma consciente ¿no?

Las reuniones son caras, muy caras

No nos equivoquemos, las reuniones son esenciales. Pero como se suele decir: Lo bueno, si es breve dos veces bueno. Con este prisma la consultora de marketing LBi diseñó una aplicación móvil llamada “Cost of Meeting App” que permite calcular el coste de cada reunión. Todo lo que necesitas es introducir cuantas personas asistirán de tu empresa. Una manera sencilla y rápida de ver si tus reuniones son realmente eficaces y eficientes

Una cuestión de cultura corporativa

Los consejos sobre gestión del tiempo normalmente se centran en acciones individuales, como por ejemplo: asistir solamente a reuniones importantes, establecer prioridades, gestionar el email de forma raciona, etc. Sin embargo, estos consejos a veces se contradicen con la cultura corporativa de tu empresa. Si ignoras emails o no asistes a reuniones, te arriesgas a distanciarte de tus compañeros o, más graves aún, tus jefes. De acuerdo con Michael Manking de Bain & Company esta es la razón por la que “las empresas innovadoras promueven culturas donde el tiempo sea tomado como un bien escaso y debe ser invertido de una forma tan prudente como el dinero."

¿Comete tu empresa meetnapping? ¿Es culpable? Aquí te vamos a diagnosticar algunos síntomas típicos de una mala reunión:

1) “Demasiados cocineros estropean el caldo”

Uno no juzga una reunión por el número de asistentes.  Si solo invitas a aquellos que están involucrados en la toma de decisiones, no perderás tiempo y la reunión será más eficiente.

2) Asistir en contra de tu opinión

Si no estás interesado en el tema que se tratará en la reunión, mejor no vayas. Puedes pensar que a largo plazo es valioso conocer otros aspectos de la compañía, pero si esta reunión implica posponer algo más importante o urgente, no merece la pena.

3) El eterno observador

Si en una reunión de una hora, solo te resultan interesantes para tus objetivos 15 minutos   ¿por qué debes asistir a toda la reunión? La gente se distrae cuando algo le es poco relevante y como resultado están menos atentos cuando se requiere  su atención. En otras palabras, organiza la agenda de la reunión de tal manera que tus compañeros de trabajo no tengan que quedarse para discutir sólo el primer o último punto de esta reunión.

¿Qué es lo que requieren las reuniones eficientes?

Una agendaMeetnapping_Inline2-1.png

Preparar una reunión es más que sentar a los asistentes. Cada reunión requiere una agenda con unos objetivos definidos y posibles preguntas. ¿No es necesario plantear una agenda para una reunión? Entonces quizás deberías considerarte si la reunión es necesaria. Envía la agenda a todos los asistentes o dale la posibilidad de organizarla dentro de sus plannings. Si no quieres bombardear y spamear las bandejas de entrada de tus compañeros, nosotros siempre recomendamos organizar cada reunión a partir del  CRM, para que ellos puedan  consultarlo cuando y donde quieran.

Un moderador

Cada reunión requiere un moderador para controlar el timming. El o ella controla cuándo  empieza y cuándo acaba la reunión, pero también los puntos que se tratan y en cuáles hay que poner más enfasis. Un buen moderador utiliza la agenda como pauta y se ocupa de que la reunión no se desvíe demasiado de ella. El moderador también se ocupa de motivar a cada participante a hacer una contribución constructiva y positiva a la reunión, así como intervenir cuando sea necesario para asegurarse de que la reunión no caiga en una discusión sin fin.

Un plan de acción

Concluye la reunión con una serie de acciones concretas que deben realizarse y asegúrate de que todos estén al tanto de los próximos pasos. En el plan de acción también es fundamental determinar los resultados analizados, asuntos tratados y decisiones tomadas al final de la reunión y anotarlas en un informe de la reunión.

Establece plazos claros y, al hacerlo, evita que los proyectos se pospongan indefinidamente. Y por último, pero no menos importante, decide una fecha para la próxima reunión, pero considera si realmente es necesaria. Si utilizas una herramienta de CRM, como Teamleader, también puedes guardar informes de reuniones fácilmente para permitir que otros asistentes los consulten cuando lo necesiten.

Descubre una manera más eficiente de trabajar, descubre Teamleader

Con Teamleader, siempre sabrás lo que están haciendo tus compañeros. Al ser una herramienta de trabajo colaborativo, todos los usuarios de un mismo equipo tendrán  los mismos datos a su disposición y en cualquier momento. Esto además de una valiosa información, se traduce en una mayor eficiencia ya que no habrá necesidad de organizar reuniones para saber qué comercial contactó a qué cliente y le hizo tal oferta. Plantea reuniones eficaces que de verdad aporten algo, plantéate unirte a nuestro #WorkSmarter

 

Prueba Teamlader gratis durante 14 días