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Facturas proforma: cuándo, por qué y cómo usarlas

Carmen Villanueva Carmen Villanueva on 30-abr-2019 16:15:26 in

Facturas proforma: cuándo, por qué y cómo usarlas

Las facturas proforma se suelen utilizar para proporcionarle más información al cliente acerca de su compra. Descubre qué contenido deben incluir las facturas proforma, qué diferencias existen entre ellas y las cotizaciones o las facturas normales, y cómo crear tu propia factura proforma. 

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma les proporciona tanto al comprador como al vendedor un punto de referencia de la venta al desglosar los artículos o los servicios. Normalmente sirve para enviarles a los clientes una lista detallada de su compra, antes de crear la factura real.

Factura proforma que es¿En qué se diferencia de una factura normal?

La factura proforma es muy parecida a una factura normal, aunque existen dos importantes diferencias.

  • Debe incluir claramente el término «factura proforma».
  • No incluye un número de factura.

Los clientes no están obligados a pagar por los productos o servicios incluidos en el desglose de la factura proforma. Puede resultar útil a la hora de especificar una propuesta de venta, ofrecerle al cliente la posibilidad de solicitar cambios y convertir una factura proforma en una factura normal con solo cambiar el título y añadir el número de factura. De esta forma, se puede volver a emitir la factura fácilmente. Una factura proforma no tiene ningún valor fiscal, así que no forma parte de tu contabilidad.

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¿En qué se diferencia de una cotización?

Una factura proforma proporciona un desglose de los servicios o productos solicitados con sus respectivos precios. Una cotización normalmente resume el mismo contenido, pero la principal diferencia se encuentra en el diseño: el formato de una cotización se parece a una carta, mientras que el de una factura proforma se parece al de una factura.  

Ambos documentos se utilizan para compartir información con los clientes antes de conocer todos los detalles de la venta y antes de acordar los términos, las condiciones y los precios. Los clientes potenciales pueden entonces decidir si aceptan la transacción o si negociarán el alcance del trabajo o el precio.

Cómo crear una factura proforma

Antes de crear una factura proforma, es importante tener en cuenta los siguientes elementos:

  • ¿Cuáles son los costes de los bienes y servicios que estás vendiendo?
  • ¿Cuáles son los costes de exportación? Calcula estos costes con la ayuda de una hoja de costes, que incluya el envío con cualquier medio de transporte, el almacenamiento, la aseguración, los impuestos así como las tarifas y los derechos arancelarios.

Una vez que tengas claro los costes y los precios, ya tienes todo lo necesario para crear tu factura proforma. Veamos ahora los elementos que debe incluir tu factura.

Encabezado

Siempre debes mencionar el término “Factura Proforma” en el encabezado.

Incluye el logotipo, el nombre y los datos de contacto de tu empresa para que tu factura se distinga fácilmente. Utiliza los nombres y direcciones de correo completos para tus propios datos de contacto y los de tu cliente.

Indica la fecha en la que se solicitó y se creó la factura. Si el acuerdo tiene un periodo de validez, es importante que incluyas dicha fecha con una fórmula similar a: «Los términos son válidos hasta el 31 de enero de 2018».

Factura proforma exportacion y cargamentoMotivo de la exportación e información del cargamento

Si tienes que exportar tus bienes, explica por qué es necesario. Describe para qué se exportan esos artículos: ventas, muestras, reparaciones, devoluciones o regalos. Si se van a volver a exportar, como en el caso de las reparaciones, debemos mencionar que la exportación es temporal, simplemente añadiendo «exportado temporalmente».

También debes añadir el medio de transporte (avión, tren, camión...), el número total de paquetes que vas a enviar y el peso bruto total del cargamento.

Desglose detallado de los costes

Incluye la siguiente información en tu factura proforma:

  • Un renglón por cada bien o servicio que proporciones
  • Una descripción detallada de la mercancía, que incluya el tamaño, el color, el número de modelo y otros datos específicos relevantes para la venta. Incluye también el país de origen o dónde se han manufacturado los productos.
  • Número de unidades incluidas
  • Precio por unidad o por cada artículo individual
  • Coste total

Intenta ser lo más específico posible. Muchas facturas proforma acaban siendo rechazadas porque se incluye información no relevante para el cliente o no menciona la información verdaderamente necesaria.

Impuestos, envío y total a pagar

Si tienes muchas ventas en el mercado internacional, es importante que compruebes las leyes tributarias y añadas el impuesto de venta apropiado en tu factura. Añade también los costes de envío y de manipulación.

Asegúrate de indicar claramente la divisa y los términos de pago. Evita tener pérdidas por haber calculado mal los gastos de envío, los impuestos o las tarifas arancelarias, o por simplemente no haberlas incluido.

Factura proforma comercio internacionalFacturas para comercio internacional

Cuando crees una factura proforma para intercambios comerciales internacionales, debes incluir el número de referencia del comprador, la fecha de la consulta, el precio de cada artículo, los puntos de entrega, el seguro, los gastos de envío, los costes arancelarios y la fecha estimada de envío.

Pie de página

Incluye información adicional, como tus garantías y política de devoluciones. Además, este es el momento perfecto para agradecerle a tu cliente la confianza depositada en ti.

Termina la factura proforma añadiendo la fecha y la firma. Tu firma debe incluir tu nombre completo y el puesto que desempeñas para que tu cliente tenga la seguridad de que estás autorizado para hacer esta propuesta de venta.

Facturas proforma en Teamleader

¿Sabías que también puedes elegir una solución automatizada para tus facturas proforma? Con la ayuda de nuestro software de facturación, puedes:

  • Crear facturas proforma y convertirlas en facturas normales cuando sea necesario, con tan solo unos clics
  • Disponer de una vista general de la información de tus clientes, así como de las facturas pagadas o pendientes, lo cual facilitará la colaboración y la comunicación entre los miembros de tu empresa
  • Generar facturas automáticamente y utilizar plantillas para las facturas proforma (sin fecha ni número de factura)
  • Modificar o eliminar fácilmente las facturas proforma, por ejemplo, para añadir diferentes fechas
  • Enviar automáticamente facturas proforma o normales recurrentes junto con suscripciones

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