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Facturación online: cómo crear una factura digital fácilmente

Cedric Auman Cedric Auman on 20-may-2020 15:45:35 in Digitalización y Productividad

Facturación online: cómo crear una factura digital fácilmente

Las postales han sido sustituidas por los SMS o WhatsApp, los periódicos de papel luchan por sobrevivir ante la popularidad de la prensa digital, y los libros electrónicos y los tradicionales llevan años de conflicto. Por lo tanto, es lógico pensar que cada vez más autónomos opten por las facturas digitales. ¿Te lo estás pensando tú también? Te guiaremos por esta transición con toda la información que necesitas.

  1. ¿Qué son las facturas digitales?
  2. ¿Por qué elegir la facturación online? 
  3. ¿Qué necesitas para hacer una factura digital? 
  4. Puntos esenciales sobre la facturación online
  5. La facturación online en 4 pasos 

¿Qué son las facturas digitales? ¿Qué son las facturas digitales? 

Tener la bandeja sobre el escritorio hasta arriba de facturas de papel ya no se lleva. La facturación online y la facturación electrónica son el futuro. Pero ¿qué diferencia hay entre ambas? 

Una factura online o digital es simplemente una factura que envías de manera digital. Puede tratarse de un documento PDF, Word o Excel enviado por correo electrónico. O también puede ser una copia escaneada de una factura en papel, lo cual resulta un poquito menos eficiente. Hoy en día, existen numerosas herramientas que te permiten crear y enviar las facturas en un par de clics. Cuando tu cliente recibe tu correo electrónico, puede descargarse la factura y verla al momento.

Por otro lado, la factura electrónica va un poco más allá. Mediante una herramienta de facturación, primero creas una factura en UBL, es decir, en Universal Business Language, un estándar internacional para representar facturas electrónicas. Después, el software envía la factura a la aplicación de contabilidad del cliente, se lee y registra automáticamente.

Desde enero de 2015, es obligatorio que las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas sean en formato electrónico. Por lo que, si eres un proveedor de bienes o servicios de las Administraciones Públicas, tendrás que crear tu factura de acuerdo con los requisitos específicos de las AA. PP mediante un programa informático especializado en facturas electrónicas o mediante un proveedor de servicios de facturación electrónica. 

El paso a la facturación electrónica puede resultar un poco abrumador para los empresarios. En cambio, la facturación online se presenta como una opción mucho más accesible. Además, puedes integrar ciertas herramientas de facturación en tu programa de contabilidad. De esta manera, podrás pasarte a la facturación electrónica cuando te sientas preparado. 

«Desde que hemos unido nuestros procesos de ventas y facturación, nuestra carga de trabajo administrativo se ha reducido considerablemente». Laurent Janssens, director de operaciones en Lemon Companies

La idea de que es mejor tenerlo todo en papel ya ha quedado un tanto desfasada. Y es que desde 2013, tanto las facturas en papel como las digitales tiene la misma validez legal. 

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¿Por qué elegir una factura digital? 

La facturación online tiene 5 ventajas principales para tu negocio:

  • Te ahorrarás tiempo

Al utilizar una herramienta de facturación, puedes crear facturas en un abrir y cerrar de ojos. Solo tendrás que rellenar tu plantilla personalizada y el programa informático se encargará de hacer los cálculos. Incluso puedes hacer tu propia plantilla del correo electrónico estándar para enviar la factura en solo unos segundos. O también puedes crear recordatorios de pago automáticos para garantizar una buena liquidez en tu negocio.

  • Menos posibilidades de cometer errores 

Dado que es una herramienta la que calcula los diferentes importes en tu factura, se reducirán significativamente las posibilidades de cometer errores. Y otra ventaja muy tentadora es que no te hará falta tener a mano la calculadora nunca más. 

  • Toma de decisiones basadas en tus números 

Mediante una práctica vista general en tu software de facturación, puedes estar al tanto en todo momento de los pagos y facturas pendientes. Al tener estos datos actualizados, tendrás una mayor solidez financiera y capacidad para tomar decisiones informadas. 

  • Lo digital es más seguro 

Tener un archivador repleto de facturas no solo queda anticuado, sino que corres el riesgo de que sufran daños en caso de que se produzca un incendio, una inundación o un despiste (a todos nos puede pasar). Por ello, un archivo digital con su copia automática incluida es mucho más seguro. 

  • Tanto tú como tus clientes podréis trabajar de forma más flexible

Cuando estés en el coche de camino a ver a un cliente o a última hora después de un largo día de trabajo, la facturación online se puede realizar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Solo te hace falta una conexión a Internet. 

Desde una agencia creativa, a una empresa en el sector informático hasta una compañía de jardinería: todos estos emprendedores están más que convencidos sobre los beneficios de la facturación online. 

¿Qué necesitas para hacer una factura digital? ¿Qué necesitas para hacer una factura digital? 

No vamos a tirar de clichés y decir que a nadie le apetece ponerse a hacer facturas o que basta un poco de sentido común. En realidad, para hacer una factura digital solo necesitarás tener un ordenador y estos tres requisitos:

  1. Un software fiable. Encuentra una herramienta de calidad que cumpla con las necesidades de tu empresa. Ten en cuenta si el software te permite hacer integraciones o expansiones. Por ejemplo, ¿puedes conectar el software con tu paquete de contabilidad? ¿Puedes añadir el registro de tiempo y un CRM? Y, por último, aunque no menos importante especialmente en la era digital, ¿la herramienta dispone de una aplicación para móviles que sea de alto rendimiento? 
  2. Un sistema de almacenamiento sólido. No todas las herramientas de facturación cuentan con una base de datos fiable. Aunque, en realidad, es una condición esencial ya que las facturas digitales, como las de papel, deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto. 
  3. Ciberseguridad. Imaginamos que cuando te vas a dormir, no dejas la puerta abierta de par en par. Igual que tomas medidas de seguridad para proteger tus documentos en papel, tendrás que garantizar la seguridad de tu ordenador y dispositivos móviles con programas antivirus y otras soluciones. Al fin y al cabo, una herramienta de facturación contiene información de gran valor acerca de tu empresa. 

¿Utilizas un programa informático para facturar, archivar y pagar de forma digital? ¿Crees que tus dispositivos pueden estar en riesgo? Existen recursos gratuitos como cursos especializados, jornadas de formación o el teléfono de consultas del Instituto Nacional de Seguridad gracias a los cuales podrás aclarar cualquier duda sobre ciberseguridad en tu empresa con la ayuda de sus expertos. 

En el momento que decidas elegir una herramienta de facturación, la cantidad de resultados que te aparezcan en tu buscador puede dejarte medio mareado en tu silla. ¿Cómo puedes saber qué software o que apps se adaptan mejor a tu negocio? Estos consejos te ayudarán a tomar una decisión informada. 

Puntos esenciales sobre la facturación online

La facturación online no es una ciencia compleja, pero sí que es verdad que hay que tener en cuenta varios puntos esenciales:

  • Digitaliza tus facturas...

Intenta, en la medida de lo posible, trabajar siempre con facturas digitales y guardarlas en el mismo archivo, servidor o nube. De esta forma, tu contabilidad será más consistente y no tendrás la mitad de las facturas en papel y la otra mitad en formato digital. 

  • ...y pídeles a tus proveedores lo mismo. 

La facturación online te dará mejores resultados si tanto las facturas recibidas como las emitidas están en formato digital. Pregúntales a tus proveedores si te enviarán una factura digital ya que te evitará un montón de quebraderos de cabeza. Aunque muchas veces es inevitable tener una factura en papel, como por ejemplo un ticket de aparcamiento o el recibo de una comida de trabajo. En ese caso, hazle una foto o escanea el recibo, y súbelo a tu archivo digital.

  • Elige el momento adecuado para empezar 

Puedes dar el salto a la facturación online en cualquier momento, aunque es recomendable que elijas un momento específico del año fiscal. Puede ser al principio de un nuevo trimestre o de un nuevo año fiscal. Así, tendrás todas las facturas de ese periodo en el mismo formato y en el mismo archivo. 

La primera vez que te animas a salir a correr, te emocionas y corres 15 km. O cuando alquilas tu primer piso, igual no miras si las ventanas están bien aisladas. Son los típicos fallos de principiante que todos cometemos alguna vez. Hemos hecho una lista con los errores más comunes en la facturación online para que puedas esquivarlos fácilmente. 

La facturación online en 4 pasos 

La facturación online ofrece numerosas ventajas. Seguramente, en eso estaremos todos de acuerdo. Pero ¿cómo se hace y se envía exactamente una factura digital? Te proponemos este sencillo plan de 4 pasos. 

1º paso: crea un presupuesto ordenado, completo y claro 

Una buena factura empieza con un presupuesto claro. Idealmente, debes resumir todas las fases del proyecto e incluir los precios correspondientes a cada una de ellas. Esta información no solo será útil para tu cliente, sino que sentará las bases para tu factura. En un mundo perfecto, tu factura sería un copia y pega de tu presupuesto. 

2º paso: crea una factura digital

Una buena herramienta de facturación convierte un presupuesto en una factura con un solo clic. Si no dispones de un presupuesto, entonces opta por utilizar tu plantilla de facturas. El software se encargará de hacer los cálculos. No tendrás que preocuparte de pelear con fórmulas de Excel, multiplicaciones o porcentajes.

3º paso: envía tu factura online

Envía directamente las facturas a tus clientes con el software de facturación. Diles adiós a los sellos, arrivederci a los sobres y au revoir a los archivadores descomunales. Gracias a la integración con tu paquete de contabilidad, las facturas salientes aparecerán automáticamente en tu sistema.

4º paso: haz un seguimiento de los retrasos en los pagos 

Las empresas españolas son terceras por la cola en la clasificación de la Unión Europea acerca de cuánto tardan las empresas en pagar sus facturas. Con la ayuda de una herramienta de facturación, contarás en todo momento con una vista general de las facturas pendientes o atrasadas para que puedas hacer un seguimiento del pago. Con Teamleader, podrás incluso configurar recordatorios de pago automáticos para que tus clientes reciban un mensaje en términos amistosos que les recuerde que deben pagar su factura pendiente. 

¿Le molestan más a menudo las facturas impagadas? Algunos consejos útiles para evitar el impago.

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