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Paso 1 en gestión del tiempo: Resta tiempo, suma negocio

Maria Abad Maria Abad on 28-feb-2017 11:26:00 in Digitalización y Productividad

Resta Tiempo, Suma Negocio - Teamleader CRM

Este artículo es una continuación sobre la serie de post centrados en crear una estrategia personalizada para tener una gestión del tiempo clara y eficiente. Hablamos de la ley de Pareto y de cómo ponerla en práctica a partir de un ejemplo práctico

El primero de los tres pasos para saber si estamos gestionando inteligentemente el tiempo es ser conscientes de lo que realmente hacemos con él. ¿Cómo hacerlo? De un modo fácil y sencillo. Vamos a acompañar a un ficticio amigo en el proceso.

“Hola, soy Arturo y tengo una pequeña empresa. Mi día a día es intenso, casi caótico. Tanto que este año he decidido comenzar a tomarme las cosas de otra manera. No puedo seguir saliendo de casa a las 8 de la mañana y volviendo ya entrada la noche. Trabajo multitud de horas y aun así tengo sensación de desaprovechar mi día.”

Paso 1 – Analiza y resta lo que no te aporta

Lo primero que va a hacer Arturo es observarse. Para ello se va a armar de un cuaderno o de herramientas de time tracking como Teamleader,  en el que va a incluir a que dedica su día: actividad, hora de inicio, de fin, personas que toman parte en la actividad, observaciones y sensaciones. Por ejemplo así:

estrategia para gestión del tiempo

Tras un par de semanas Arturo consigue un mapa real de lo que hace con su tiempo. Algo que le ha confirmado cosas que sabía, pero que también le ha hecho descubrir algunas otras de las que no era consciente.

“Cuando comence, a veces me olvidaba, pero poco a poco cogí el hábito y el resultado fue que terminé viendo como empleaba mi día en lugar de como pensaba que lo empleaba. Fue esencial ser honesto conmigo mismo. En mi caso en particular, cuando de repente me di cuenta de que esos 20 minutos que perdía a la hora de comer eran una hora y cuarenta minutos a la semana… fue un golpe.”

Arturo acaba de encontrar sus eficiencias, sus ineficiencias y sus ladrones de tiempo: personas, hábitos, acciones, actitudes que le van comiendo minuto a minuto su día y restando calidad a su tiempo.

Paso 2 – La ley de Pareto

ley-de-pareto-para-gestión-de-tiempoArturo además ha descubierto pautas que no había visto: de sus diez proveedores habituales dedica mucho tiempo mas tiempo a atender a dos de ellos que al resto, la mayor parte de las llamadas son de unos pocos clientes, el aluvión de correos electrónicos es siempre de las mismas personas…

Lo que ha descubierto Arturo es que sus ladrones responden a la Ley de Pareto que establece que -de forma genérica- el 80% de las consecuencias es fruto de tan sólo un 20% de las causas. Seguro que te ocurre algo parecido, de modo que si quieres ser efectivo céntrate en ese 20% de las causas que te generan el 80% de pérdidas de tiempo e ineficiencias.

“Tuve que revisar todo desde una perspectiva muy crítica conmigo mismo. Una vez localizados mis principales ladrones e ineficiencias con pocas medidas obtuve resultados de modo inmediato. Por ejemplo, hablé con un par de proveedores que venían “demasiado” a menudo a la oficina y les propuse una agenda más acorde con mis necesidades, sólo con eso gané una hora y media a la semana. O las reuniones… En la oficina siempre estábamos de asamblea de crisis. Cuando tras el análisis vi la de tiempo que habíamos dedicado a un solo tema durante las últimas semanas, me senté con mi equipo a buscar una solución. Fue tan sencillo como cambiar el proceso de entradas de pedidos. Con esto desapareció el problema por arte de magia ¡Y con él esas reuniones! Otras dos horas semanales que gané de media.”

Paso 3 – Suma lo que de verdad aporta

Arturo además se dio cuenta de que ¡Dedica muchísimo tiempo a clientes que no le aportan apenas negocio! Y lo que es peor, muy poco a aquellos que realmente funcionan bien. Un ejercicio que hizo Timothy Ferriss y que cuenta francamente bien en su libro “La semana laboral de 4 horas”.como-tener-una-mejor-gestión-del-tiempo

“De más de 120 mayoristas, solamente 5 estaban proporcionándome el 95% de mis ingresos. Estaba dedicando el 98% de mi tiempo a perseguir al resto (…) Luego identifiqué los rasgos comunes de mis mejores 5 clientes y conseguí tres o cuatro proveedores con el mismo perfil (…).” Ferriss nos cuenta que tras este análisis y un par de movimientos, terminó duplicando su cifra de facturación y reduciendo colosalmente el número de horas de trabajo."

Así que como tercer paso, no te quedes solo en eliminar ladrones de tiempo. Relaciona el tiempo que utilizas con el impacto que tiene en negocio, utiliza Pareto y potencia el trabajo eficiente.

“La verdad, lo de Ferriss me pareció un poco exagerado pero me dejó pensativo. Tengo clientes que son encantadores y a los que les dedico mucho tiempo -da gusto ir a verles y estar de charla con ellos- pero que me dan poco negocio. Voy a delegar en mi equipo el trato con alguno de ellos, y el tiempo que obtenga lo voy a utilizar para apalancar determinados servicios que me van a dar mucho más margen.”

Y es que piensa por un momento. ¿Qué ocurriría si redujeras tus principales ladrones de tiempo? ¿Qué ocurriría si dedicaras más tiempo a enfocarte en aquello que te pueden generar más negocio?

En fin, como nos diría Arturo:

“Todavía trabajo muchísimo, pero he restado horas a mis ladrones de tiempo y he sumado horas de calidad a mi negocio. No es tanto la sensación de trabajar menos o el hecho de llegar antes a casa -que también-, como la sensación de utilizar mi tiempo de un modo más eficiente y encontrarme mejor conmigo mismo.”

Y tu ¿Te atreves a trabajar más inteligentemente? #WorkSmarter

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