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La factura perfecta

Para muchos, preparar facturas es una tarea ardua. Sin embargo, tampoco debería ocuparte demasiado tiempo. Si te pones a ello de forma inteligente y con eficacia, te lo quitarás de en medio en nada. No olvides, eso sí, que la factura es mucho más que unas simples sumas y restas, es la tarjeta de visita de tu empresa. Teamleader te guía a través del laberinto de cifras y letras para llevarte a la factura perfecta. 

""¿Cómo hacer la factura perfecta? Teamleader CRM te guía a través del laberinto de cifras y letras.

 

Requisitos

Hay ciertos detalles obligatorios que hay que incluir en una factura. Repasémoslos en orden cronológico. 

  • Tus datos: el nombre de tu empresa, dirección y datos de contacto, número de cuenta bancaria y CIF. 
  • Los datos de tu cliente: nombre oficial de la empresa, dirección y CIF. 
  • La palabra "factura". 
  • La fecha de la factura y la fecha de entrega de tu producto o servicio. 
  • Un número de factura: tus facturas deben ser consecutivas. Un consejo para los que aún no han empezado: no tienes por qué empezar en "1". Puedes comenzar con 10, 50, 100 o con el número que te apetezca. De ese modo, tu primer cliente no sabrá que acabas de empezar. 
  • La descripción y cantidad de los productos o servicios proporcionados. Debes indicar claramente en qué consisten los productos o servicios, de forma que se sepa qué tipo de IVA hay que aplicarles. 
  • Precio por unidad (por metro, por hora, por unidad, etc.) 
  • El importe total sin IVA. 
  • El tipo aplicable de IVA. Dependiendo de tu negocio y del sector correspondiente, deberás cobrar un 4%, un 10% o un 21%. Además del tipo de IVA aplicado, deberás indicar el importe en euros. 
  • El importe total incluyendo IVA. 
  • Las condiciones generales. Es importante incluirlas para evitar problemas en caso de impagos o disputas. ¿No tienes formación jurídica? Que no cunda el pánico, puedes encontrar muchísimos ejemplos en internet. Si quieres que te redacten unas condiciones particulares y personalizadas para tu empresa, deberás consultar con un abogado.

Ten en cuenta el diseño

No olvides que la apariencia de tu factura es tan importante como el contenido. La apariencia de tu factura puede determinar el tiempo que van a tardan en pagar. En otras palabras: si tus clientes pagan sistemáticamente tarde, puede que sea hora de analizar bien el diseño de tus facturas.

Consejos para el diseño de tus facturas: 

  • No escatimes en el tamaño de la fuente. El importe total debería ser visible a primera vista. Esto evitará que se pague el importe sin IVA. 
  • No intentes ser Picasso. Al fin y al cabo, es una factura. Asegúrate de que el diseño es sencillo y claro y de que tiene un logotipo reconocible. 
  •  No tienes que ser un lumbreras o un genio del diseño gráfico para preparar una factura atractiva. Con Teamleader CRM, todas las empresas pueden preparar facturas diferentes, personalizadas y a su gusto simplemente descargándose una plantilla y adaptándola. 

Tienes correo

Antes de seguir enviando facturas vía correo ordinario, deberías saber que desde 2004 es legal enviar y procesar facturas de forma electrónica, lo que explica el aumento en el número de paquetes contables en línea. Comprueba con tu cliente si aceptan facturas digitales. Algunos aún prefieren las facturas en papel. 

Seis años completos

Y finalmente, tienes la obligación legal de guardar tus facturas de gastos e ingresos durante 6 años. Pero no te preocupes, al fin y al cabo, un entorno sin papel es mucho más eficiente. Teamleader CRM almacena automáticamente todas tus facturas en la nube. Así, con solo un clic del ratón, podrás acceder a ellas, estés donde estés. Así que parece que no habrá problema con los seis años.  

 

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