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La importancia de un gestor de proyectos: Trabaja con el corazón y delega con la razón

Maria Abad Maria Abad on 03-feb-2017 11:39:00 in Digitalización y Productividad

La Importancia de un Gestor de Proyectos - Teamleader CRM

¿Llevar cada proyecto a buen puerto? Es mucho más fácil decirlo que hacerlo. Y es que solamente con buenas intenciones no siempre vale. Empezamos por redactar un programa bien organizado y un claro reparto de las tareas..., pero, en algún punto del camino, aparecen dificultades (llamémoslas X) y la fecha límite se pospone indefinidamente. En este post contamos cómo un software de gestión de proyectos puede ayudarte.

De una forma u otra, organizar estas tareas parecen ocupar la mayor parte de tu tiempo. En vez de dedicarte a lo que te gusta y a lo que eres bueno, debes preocuparte, constantemente, de resolver conflictos, persiguiendo a proveedores y disculpándote frente a los clientes.

Sería genial poder centrarte en lo que realmente te motiva, tanto si es la parte creativa, como el diseño del proceso estratégico, o la formación de la plantilla. Una herramienta de gestión de proyectos podría ayudarte a centrarte en lo tuyo. Pero ¿cómo? Vamos a verlo:

Ayudándote a asumir responsabilidades y delegar

20170130_FocusProjectManagement_Inline2_300x300.jpgMantener intensas reuniones es lo mínimo para comunicar las funciones de cada uno y definir quién debe llevar a cabo cada cosa.  Sin embargo, aunque consigas asignar la responsabilidad final al candidato ideal y expliques detalladamente cada fase del proyecto, alguien puede olvidar realizar alguna tarea crucial. Y entonces, llegarán las discusiones y las acusaciones.

Es mejor utilizar un software de gestión de proyectos para asignar las tareas y las responsabilidades a tu equipo, pero también para monitorizarlas. De esta manera, toda la información estará centralizada, permitiendo a cada uno consultar su tarea cuando lo necesite. Además, la persona responsable podrá comprobar si la carga de trabajo es demasiado baja o alta y ajustarla para adecuarla.

Permitiéndote establecer plazos

Históricamente hablando, el “deadline” era la línea que no había que cruzar en los campos de batalla de la guerra civil norteamericana, ya que todo aquel que la cruzaba recibía un tiro. Actualmente, esta palabra significa “fecha límite” y, aunque quizás esa fuera una medida un poco radical, tal vez un sistema parecido aseguraría el respeto de esos plazos, que rara vez se cumplen. 

Lamentablemente, esto también tiene consecuencias para tu facturación. Cuántas más horas extra le dediques, menos provechoso será el trabajo.

Por esta razón, necesitas una herramienta que te ayude a gestionar tus fechas límite. Asegúrate de que puedes organizar tus proyectos marcando los retos que hay que superar y dividiendo las tareas, establece plazos realistas y presenta presupuestos adecuados. Tampoco debes olvidar lo que se conoce como “critical path”, según la cual la tarea siguiente solo puede empezarse cuando la anterior ya se ha terminado, y el tiempo que se dedique a cada una afectará directamente a la duración estimada del proyecto.

Intenta comentar con tu equipo el origen etimológico de la palabra “deadline”, tal vez le invite a trabajar diligentemente en los plazos establecidos.

Estaleciendo una mejor comunicación con los clientes

20170130_FocusProjectManagement_inline1_300x300.jpgHay una cosa peor que una reunión improductiva o que un proyecto que no lleva a nada, un cliente enfadado. A menudo, tu equipo y tú sois responsables de algo que es muy importante para ellos. Así que si no hay acuerdos claros o el cliente no está conforme con algunos cambios o retrasos, no debería sorprenderte que no reaccionen bien.

Una comunicación clara te ayudará a evitar este tipo de problemas. Una vez cierras el acuerdo, enlázalo a tu CRM –sobre todo si trabajas con varias personas de la misma empresa–. No cuentes con que se informarán unos a otros, asegúrate de haberte comunicado con todos. Debes ofrecer transparencia sobre el estado del proyecto, si tu cliente puede tener acceso on-line, sin duda se llevará una buena impresión. Por último, pero no por ello menos importante, es interesante que pueda acceder al plan de trabajo de tus empleados, así se asegurará de que su proyecto tiene un lugar privilegiado en tu lista de prioridades.

Céntrate en tu talento y deja la tareas mas engorrosas a un software de gestión de proyectos adecuado

Los procesos creativos y estratégicos ligados a un proyecto son lo que hace única a tu empresa, no la administración o el seguimiento. En vez de preocuparte por esas tareas mecánicas, puedes empezar a utilizar el software adecuado.

Básicamente, debes escoger aplicaciones que te ayuden a gestionar tus proyectos. Para empezar, puedes empezar por repartir tareas y trabajos, siempre manteniendo una visión de conjunto. Pero no todo acaba aquí, también puedes controlar el tiempo, escogiendo los ratios que utilices, por hora o por tarea… O conseguir informes precisos, para que cada proyecto o reto, se convierta en una oportunidad para aprender. Teamleader busca esto, ayudarte a gestionar tus proyectos para que saques lo mejor de ti y de los tuyos. #WorkSmarter

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