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Muchas aplicaciones, poco tiempo

Maria Abad Maria Abad on 26-ene-2017 10:23:00 in Digitalización y Productividad

Cómo elegir aplicaciones sin perder tiempo - Teamleader CRM

Ya quedaron atrás los días en los que no teníamos medios que nos ayudaran con nuestro trabajo. Hoy, el exceso de tecnología, dispositivos y aplicaciones tiene un efecto paralizante en algunas empresas: roban un tiempo precioso que se podría usar más productivamente.

La paradoja de la elección

En Sobre la paradoja de elegir - por qué más es menosel psicólogo americano Barry Schwartz explica por qué piensa que eliminar opciones puede reducir considerablemente la ansiedad de los consumidores a la hora de decidirse. “La autonomía y libertad a la hora de elegir son aspectos vitales de nuestro bienestar, y la posibilidad de elegir es, a su vez, fundamental para la libertad y autonomía. No obstante, aunque los americanos de hoy en día tienen más opciones que nunca, y, por ello, supuestamente, más libertad y autonomía, no parece que se estén beneficiando

sierra cortando manzana uso erroneoEs probable que algo parecido esté ocurriendo con las aplicaciones para empresas. El exceso de aplicaciones hace cada vez más difícil para las empresas encontrar una que se ajuste a la perfeccióna sus necesidades, o encontrar el uso perfecto para las mismas. Sin embargo, tal como su nombre indica, las aplicaciones para mejorar el rendimiento deberían ayudarnos a ser más eficientes, en lugar de ponérnoslo más difícil todavía.

Es más, ni toda la tecnología de este mundo podría resolver el problema de la ineficiencia cuando se usan las aplicaciones para resolver problemas para los que no fueron diseñadas. A ciertas aplicaciones, como Excel, por ejemplo, se les suele dar un uso erróneo, aplicándola para la gestión de clientes, para hacer facturas y llevar la contabilidad. En ocasiones, incluso para acompañar el proceso de ventas completo. De esta manera, vamos eliminando toda posible eficiencia y productividad de la empresa.

La mayoría de las PYMEs tienden a usar software especializado para su facturación y contabilidad. Aunque este tipo de software tiene la ventaja de estar diseñado para esa tarea específica, también tiene un problema, y es que no puede usarse junto a otras aplicaciones y rara vez es capaz de intercambiar datos. Si añadimos esto a la interminable lista de herramientas que las empresas utilizan para gestionar sus contactos, facturas y proyectos no nos llevará mucho tiempo darnos cuenta de dónde está el problema.

El síndrome del exceso de aplicaciones

Si de repente te das cuenta de que en tu empresa se están utilizando continuamente nuevas herramientas para luego dejarlas de lado solo un par de semanas después o, peor todavía, te das cuenta de que se está forzando a los trabajadores a usar estas aplicaciones sin tener en cuenta el impacto negativo que están teniendo en los procesos de trabajo, puede que estés sufriendo este síndrome.

Y antes de que te des cuenta, los árboles no te dejarán ver el bosque. Estarás saltando constantemente de una ventana a otra, copiando y pegando hasta dejar de sentir tus dedos. Ya solo la búsqueda de información entre tantas aplicaciones te puede llevar la mitad del tiempo de que dispones. Es más, esta forma de trabajo complicará mucho más mantener a tus compañeros al día, con las últimas novedades.

carteles en diferentes direcciones

Elige las herramientas adecuadas

¿Está tu empresa usando demasiadas aplicaciones? Es hora de soltar lastre entonces. Elimina las aplicaciones que no funcionan o que no se están utilizando debidamente. No es necesario estar siempre a la última y usar las últimas aplicaciones que han salido al mercado solo porque son lo más nuevo. Cuantas menos aplicaciones utilices, más sencillo será aprender sus funciones avanzadas, estar al tanto de las actualizaciones, y probar si las aplicaciones que tienes pueden combinarse entre ellas.

Tras haber eliminado aquello que sobraba, intenta hacer una lista con las funcionalidades que necesitas cubrir. Si alguna de las aplicaciones actuales no cubre las necesidades, haz una lista de formas en las que podrías usar una nueva herramienta en el día a día: ¿cómo podrías integrarla en los procesos de trabajo?, ¿cómo podrías combinarla con otras aplicaciones?, ¿cómo puede facilitar tu trabajo?, o ¿qué objetivos te puede ayudar a alcanzar?

Una solución universal 

Existen múltiples aplicaciones que dan solución a todo tipo de problemas, pero aquellas que decidas usar, obviamente, deben responder a tus necesidades. Con todo, el proceso de decisión para elegir una nueva aplicación debería seguir ciertos criterios: ¿ayuda realmente a mejorar los procesos o simplemente nos lleva a duplicar datos haciendo todo más complejo?, ¿nos ayuda a ahorrar tiempo y dinero?

Estas son las cuestiones fundamentales que intentamos resolver con nuestra solución universal. Una solución a los problemas más esenciales con los que pequeñas y medianas empresas lidian a día. Desde la gestión de clientes y clientes potenciales hasta ventas, atención al cliente y seguimiento de proyectos. Teamleader te proporciona toda la información que necesitas para gestionar los aspectos más esenciales de tu negocio. Todo en una sola aplicación que gracias a sus numerosas integraciones ofrece la flexibilidad que necesitas para los procesos en tu empresa.

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