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Paso 2 en la gestión del tiempo: Calibra tu motor

Maria Abad Maria Abad on 16-mar-2017 9:23:00 in Digitalización y Productividad

Gestión del Tiempo: calibra tu motor - Teamleader CRM

Limpiar tu agenda de ladrones de tiempo y de ineficiencias no es suficiente. Hasta aquí has puesto en marcha el motor, ahora te toca calibrarlo para que funcione a pleno rendimiento.  

En el artículo anterior veíamos como nuestro amigo Arturo había eliminado lo que había que limpiar y ha puesto orden en su día a día. Ha decidido también poner una hora límite para salir del negocio y aunque está satisfecho el día no le cunde tanto como necesita.

“Aunque voy mucho mejor hay determinados planes que tengo para mi empresa que no termino de conseguir sacar adelante. El día que me levanto decidido a hacerlo siempre ocurre algo y mi intención queda en agua de borrajas. Y cuando no es una rotura o un problema es un conocido que se ha acercado expresamente a tomar un café. O soy yo mismo, que casi inadvertidamente abro el correo electrónico y me quedo enganchado contestando correos sin ton ni son. O un café por que ese día he dormido mal. O…”

Lo que le está pasando a Arturo es que, aunque ha reducido notablemente el número e intensidad de sus ladrones de tiempo, no es capaz de dar a cada tarea el peso que tiene para gestionar su día más eficientemente.

Criterios y presidentes

Arturo necesita encontrar unos criterios de priorización sensatos que le ayuden a ordenar su día a día. Después de desechar como criterios el volumen del grito del cliente o del proveedor descubrió al trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos que no es ni más ni menos que Dwight D. Eisenhower. Proponía un método de gestión basado en dos únicos criterios: urgencia e importancia.

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El criterio urgencia es sencillo, intuitivamente sabemos que tiene que ver con el tiempo y la proximidad de plazos. La importancia en cambio no es tan fácil de definir por que en muchas ocasiones la confundimos con la urgencia. Un cliente que grita y amenaza con abandonarnos es algo que tenemos que atender con prontitud, pero ¿Es necesariamente importante? Dependerá del impacto que ese cliente y ese comportamiento nos generen en el negocio.  Este de hecho es el gran problema de los análisis, las reflexiones y los planes estratégicos: que no son urgentes y por eso se posponen una y otra vez.

Urgencia e importancia se cruzan en la conocida Matriz del tiempo de Eisenhower. Una herramienta que nos permite incluir a cualquier tarea que estemos llevando a cabo en alguno de los cuadrantes en los que está separada.

A la vista de la matriz Arturo reflexiona y se da cuenta de que en determinadas ocasiones ha estado reaccionando ante urgencias que no eran importantes, abandonando importancias en favor de urgencias de todo tipo y a veces dedicando tiempo a temas que ni eran urgentes ni importantes. Recolocando su semana ha ordenado sus tareas de la siguiente manera:

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Ordenando nuestras tareas

Una vez ubicadas las tareas en los cuadrantes es sencillo saber en que orden debemos de actuar y que hacer:

  •       Si es urgente e importante no lo dudes, ejecuta. Ponte manos a la obra lo más rápidamente posible y termina esa tarea.  
  •       Si es poco urgente e importante: programa. Guárdate un hueco en tu agenda y no lo muevas salvo que llegue algo que sea realmente urgente e importante.
  •       Si es poco urgente y poco importante en principio puedes tomar varias medidas: si puedes delégalo a alguien de tu equipo, posponlo o hazlo (pero solo si no te coincide con algo de los dos tipos anteriores).
  •       Y si es poco urgente y nada importante elimínalo.

Este es una de las formas de ordenar y procesar nuestras tareas. Existen numerosos métodos. TeamLeader te ofrece la posibilidad de agrupar tus tareas y asignarles unos criterios de priorización A, B o C para facilitarte la gestión de tu negocio y que tanto tu  como tu equipo sepa donde poner el esfuerzo.

Utiliza20170313_Calibrate Your Engine_inline3 (1).jpg un modelo -cuadrantes del tiempo, niveles o usando tus propios modelos- y establece que vas a realizar primero. Hacerlo ordenadamente busca ganar en eficiencia, pero también ayudarte a eliminar el ruido mental que te generan todas esas tareas importantes e inconclusas que hacen que te vayas a casa con esa sensación de “no me ha cundido el día”. Como diría Arturo:

 

“Me he dado cuenta de que priorizar no consiste en llevar a cabo todas las tareas, sino realizarlas en el orden más sensato. Ahora cuando llega la hora de echar el cierre me voy con cosas pendientes, pero con la sensación de que lo que de verdad tenía que hacer está hecho. Una nueva y fantástica sensación, por cierto.” #WorkSmarter

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