Gestión de proyectos: 5 pasos y fases

La mayoría de proyectos se componen de 5 fases: iniciación, definición y planificación, ejecución, implementación, y, por último, control y clausura. Cada una contiene tareas específicas que te ayudarán a alcanzar los objetivos de tu proyecto. Vamos a desglosarlas:

En esta primera fase de la gestión de proyectos, tu equipo debe valorar la idea del proyecto: ¿Tiene relación con el negocio al que se dedica nuestra empresa? ¿Podemos hacerlo? ¿Será beneficioso para nosotros? Si tu respuesta es sí a las tres cuestiones, puedes empezar a definir el alcance del proyecto, los resultados esperados e identificar a los clientes potenciales. Así pues, si tu proyecto requiere un estudio de viabilidad, es el momento de hacerlo.

El resultado final de esta fase es el plan del proyecto, que tiene que ser aprobado por todas las partes involucradas. Si haces esto correctamente, evitarás malos entendidos y falsas expectativas.

En esta fase crucial, debes establecer la hoja de ruta para el resto del proyecto. Esta debe constar (aunque no limitarse):

• De unas metas y unos objetivos fijados.
• De unos costes estimados.
• De un alcance y unos productos principales definidos.

El plan del proyecto contiene información sobre la adquisición de recursos, así como sobre la forma de conseguir un producto de calidad, de manejar los riesgos o de enfrentarse a situaciones inesperadas, de cómo comunicarte con tu equipo o con los proveedores externos, y mucho más. Lo ideal es que también cuente con un calendario claro que fije lo que tiene que estar hecho en cada momento. Una buena manera de hacer esto es trabajando por etapas, buscando objetivos de alto nivel con fechas finales claras.

A propósito: no te ciñas demasiado al plan. Las cosas nunca salen exactamente cómo esperabas, alguien de tu equipo podría ponerse enfermo o algunas tareas pueden requerir más trabajo del que creías. Como jefe de proyecto, tu trabajo es controlar el tiempo, el alcance y el presupuesto, y adaptar lo necesario para asegurar que los objetivos se cumplan.

En la mayoría de los casos, es en esta fase de la gestión de proyectos es cuando el trabajo realizado se vuelve visible para el mundo exterior. Suele empezar con una reunión de lanzamiento con el equipo, durante la que cada uno será informado de las tareas que le corresponden y de cualquier detalle relevante del proyecto. En esta fase se trata de crear un proyecto de calidad. Como jefe de proyecto, deberás asignar los recursos adecuados y mantener a los miembros de tu equipo concentrados en sus tareas. Esto también quiere decir que el éxito de la fase de la ejecución del proyecto depende de lo riguroso que fuiste en la de planificación.

Esta fase a menudo se solapa con la fase de ejecución. Durante el transcurso del proyecto, vas a tener que vigilar el estado de las tareas y programar reuniones de equipo puntuales para asegurarte de que todo funciona según lo previsto. También es en esta fase cuando debes controlar la corrupción del alcance.

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Un proyecto concluye cuando el último producto ha sido formalmente entregado y todos los interesados han sido informados. Pero antes de que eso ocurra, es interesante sentarse con el equipo y valorar el proyecto: ¿qué ha ido bien y qué podría haber ido mejor? Esto te ayudará a evitar errores similares en el futuro y te permitirá construir procesos más funcionales y crear equipos más eficientes. También puedes mejorar la gestión de tus proyectos y equipos así como medir su rentabilidad a tiempo real con Teamleader. #WorkSmarter.