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Las 6 ventajas de implantar un gestor de proyectos en tu agencia

Maria Abad Maria Abad on 12-jun-2018 0:00:00 in Gestión de proyectos

Las 6 ventajas de implantar un gestor de proyectos en tu agencia

En una agencia, hay muchas tareas y muchas responsabilidades que asumir. Todo ocurre muy rápidamente. El cliente pide una campaña y la pide para antes de ayer, se presenta la oferta, a veces ni da tiempo a eso, se inicia el proyecto, se saca cuanto antes y… cuando se entrega ¿sabemos cuánto tiempo le hemos dedicado? ¿Sabemos si ha sido rentable? ¿Sabemos la carga de trabajo de las personas que han trabajado en el mismo?

Muchas son las agencias que se encuentran con esta situación. Nos falta organización y control de nuestros proyectos y nos falta tiempo para buscar soluciones. Actualmente hay herramientas de gestión que ofrecen grandes ventajas para las agencias. A continuación os vamos a contar algunas de las ventajas que ofrece un software de gestión de proyectos para tu agencia:

1. Sencillez a la hora de planificar

Dice Peter Drucker que la mejor planificación no garantiza el resultado, pero una planificación equivocada sí garantiza el fracaso. Y la pregunta es ¿A dónde nos lleva la falta de planificación?

No dejes que cuando un proyecto caiga en tu mesa, lo primero que hagas sea ponerte a saco con él. Párate a planificar y verás que los resultados serán mejores y además se podrán medir las desviaciones. Las herramientas de planificación, te permiten de un golpe de vista, ver lo que está planificado, lo que está por hacer y lo que está hecho. Aunque luego tengas que modificar tu planificación, a los equipos les ayuda mucho el tenerla y poder recurrir a ella en un sistema de gestión común a que todos ellos pueden acceder.

Cualquiera puede ser jefe de proyectos, pero no cualquiera puede gestionarlos. Descarga tu guía gratis hora.

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2. Ahorro de tiempo de gestión

¿Cadenas de emailing infinitas? ¿Reuniones interminables? ¿Comienzas a trabajar a las 18:00 hrs de la tarde cuando acaban las reuniones?

Una herramienta de proyectos donde esté toda la información de la marcha de los mismos incluida, te ahorrará mucho tiempo. Cualquiera de las personas involucradas en una oferta o en un proyecto ya en marcha, podrá acceder a toda la información sobre la marcha del mismo. Y podrá ver las tareas del proyecto y los comentarios específicos de cada proyecto, que cualquier puede ver y comentar. De esta forma toda la información queda centralizada.

Otra ventaja de utilizar un sistema de gestión de proyectos es poder utilizar plantillas para presupuestar tus proyectos, así como que cuando la oferta se convierta en un contrato, se pueda directamente generar el proyecto y que también podamos facturar de manera sencilla, bien el proyecto completo, por hitos o por horas realizadas.

Si está buscando descargar una plantillas de ofertas, podemos ayudarlo a comenzar.

3. Comunicación fluida entre departamentos

Compartir el conocimiento y la información es esencial para el éxito de un proyecto. ¿Verdad? Sin embargo, la comunicación en los proyectos sigue siendo uno de los grandes retos.

¿Cuántas veces estamos copiados en cadenas de emailings que luego se pierden en el tiempo? Con una herramienta de gestión de proyectos, podrás poner el cliente en centro y registrar todo tipo de información en la ficha del proyecto del cliente. De esta forma todo quedará registrado en el proyecto y no en correos infinitos e inconexos con tu herramienta de gestión.

Además, al estar toda la información a la vista de todos, cuando el ejecutivo de cuentas o el jefe de proyectos esté en contacto con el cliente, tendrá a su mano todo tipo de información de cómo va el proyecto sin necesidad a subir a hablar con los creativos, los del equipo de inbound, o los técnicos.

4. Controla la rentabilidad de tus proyectos

20180129_Q2_Blog1_WhyPMFails_inline2¿Te das cuenta que un proyecto no es rentable a los 3 meses de haberlo terminado y porque tu gente te dice que ha trabajado muchas noches y fines de semana o realmente conocer el ROI de cada proyecto al minuto? ¿Sabes cuándo empezar a facturar horas extras a tu cliente?

Cuando existen herramientas que de forma sencilla te permiten registrar los tiempos dedicados a los proyectos, hay muchas más posibilidades de conocer la rentabilidad de los mismos a tiempo real. Además tendrás información sobre las cargas de trabajo por persona y por proyecto para optimizar recursos.

Al poder medir la diferencia entre las horas planificadas y las horas realizadas, podrás entender si esta se debe a un error en la planificación o a que el cliente ha demandado más cambios de los previstos. Y si fuera así, ya está en tus manos facturar el trabajo extra o no.

Si además mides contra los objetivos del proyecto, tendrás un conocimiento que te permitirá aprender, motivar hacia resultados y tomar decisiones para un futuro exitoso.

5. Excelencia con el cliente

Uno de los valores diferenciales de las agencias viene por su habilidad de ofrecer a sus clientes un trato excelente. Muchas veces el trato excelente, viene del trabajo bien hecho y entregado a tiempo.

Un software de gestión de proyectos te permite conocer en todo momento las fechas de entrega. De este modo, pones al cliente en el centro y todas las personas y departamento involucrados en ese cliente tiene información instantánea de su situación.

Imagínate poder compartir con tu cliente el estado del proyecto: Hitos realizados, fechas de entrega de los futuros hitos, información de las siguientes reuniones, archivos... Cuando compartes este tipo de información del proyecto con tu cliente, mejorar la transparencia, y esto a su vez hace que se incremente la confianza que han depositado en ti.

6. Toda la cadena de valor en una sola herramienta

Integra todos los pasos de la cadena de valor de tu empresa en un solo sitio. Desde el primer contacto con el cliente, hasta que le preparas un presupuesto, se cierra el contrato, se le factura y la atención al cliente.

Además, podrás pasar de una oferta a un proyecto en un solo click. Y podrás facturar por hitos de proyectos o por un importe fijo, al finalizar un hito, al principio, al final o en cualquier momento de manera muy sencilla.

Olvídate de un montón de herramientas inconexas y busca soluciones que integren toda tu gestión en un único sitio.

Estas son las seis ventajas de un gestor de proyectos para tu agencia. Despreocúpate de la gestión y enfócate en tus equipos y en tus clientes.

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