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Cómo utilizan las agencias el módulo de gestión de proyectos de Teamleader

Cómo utilizan las agencias el módulo de gestión de proyectos de Teamleader

¿Por qué a las agencias les encanta trabajar con el software gestión de proyectos de Teamleader? Hemos hablado con cinco agencias europeas y nos han contado cómo utilizan nuestra herramienta y cómo Teamleader les ha ayudado a cumplir plazos, controlar presupuestos  y tener a los clientes satisfechos. Sigue leyendo para descubrir cómo más de 1.800 agencias sacan el mayor provecho de nuestro software.

Conoce a nuestros clientes

  • Koen Rogiers, jefe de proyectos de la agencia web Yappa
  • Jannis Lootens, jefe fundador de la agencia de marketing Red Matters
  • Kenneth Vanhoutte, jefe de contenidos senior de la agencia de contenidos de marketing Com&Co
  • Arlette Haak, jefe de proyectos de la agencia de marketing Sales Care

20180129_Vertical3_PMForCreativeAgencies_Inline_1¿Por qué crees que las agencias trabajan tan bien con Teamleader?

Kenneth: “Porque tiene un software muy flexible. En una agencia, hay muchas tareas y muchas responsabilidades que asumir, y cada persona tiene su forma de trabajar. Teamleader es la única herramienta  que nos ayuda a unificar nuestros métodos, sin tener que cambiarlos.”

Jannis: “Ahora gestionamos más de 110 proyectos a la vez, frente a los 65 de antes de Teamleader. Hemos mejorado nuestros resultados, ahorramos dinero y podemos abarcar más.”

“Ahora gestionamos más de 110 proyectos a la vez, frente a los 65 de antes de Teamleader.”

Quieres controlar mejor tus proyectos y tener mejores estimaciones? Prueba Teamleader durante 14 días.

¿Cómo planificas los proyectos con Teamleader?

Jannis: “Con Teamleader, es muy fácil transformar un acuerdo en un presupuesto. Hemos importado todos nuestros servicios a Teamleader, así que podemos añadirlos a los presupuestos con facilidad. También podemos añadir nombres, precios, descripciones largas e, incluso, traducciones automáticas. Creando plantillas también es posible configurar mensajes predeterminados que podemos personalizar fácilmente y añadir un enlace a CloudSign. Esta es una plataforma on-line muy útil en la que los clientes pueden aceptar y firmar los presupuestos. En cuanto estos se aprueban, los convertimos en proyectos al instante.”

“En cuanto el cliente aprueba nuestro presupuesto, lo convertimos en proyecto al instante.”

Koen: “Cuando un cliente aprueba un presupuesto, empezamos la planificación. Convertimos automáticamente el acuerdo en proyecto y programamos los recursos necesarios y los costes.”

20180129_Vertical3_PMForCreativeAgencies_Inline_2Y luego, ¿cómo hacéis el seguimiento de estos proyectos?

Kenneth: “Dividimos todas las tareas durante las reuniones, que mantenemos tres veces por semana. Sé que parece mucho, pero dividir el trabajo solía llevarnos incluso más tiempo. Tenemos muchos clientes diferentes y necesitamos saber que todo el mundo tiene suficientes, que no demasiadas, cosas que hacer. Nuestro calendario de Teamleader es una ayuda inestimable para gestionar los diferentes horarios. Una combinación de reuniones de equipo habituales  y tener claro el calendario de los demás es todo lo necesario para entregar todos los proyectos a tiempo. Ha mejorado muchísimo nuestra comunicación interna.”

“Nuestro calendario de Teamleader es una ayuda increíble para gestionar diferentes horarios.”

Arlette: “Cuando se crea o se cierra un acuerdo, yo recibo una notificación. Lo convierto en proyecto y programamos una reunión informativa con los jefes de cuenta. También soy una gran fan de la función de calendario, y en Sales Care, soy quien lo planifica todo en los calendarios de los consultores.”

Jannis: “Para cada nuevo proyecto, creas hitos, basados simplemente en el presupuesto. Después, los divides en diferentes tareas y reuniones. Es fácil asignar funciones y responsabilidades a los trabajadores: utilizamos las funciones de planificación de proyectos para comprobar el calendario y arrastrar y soltar tareas en los espacios donde queda tiempo libre.”

“Es fácil asignar funciones y responsabilidades: utilizamos las funciones de planificación de proyectos para arrastrar y soltar tareas en los espacios donde queda tiempo libre.”

Koen: “Cada semana, todos nuestros jefes de proyectos tienen una reunión con nuestro CEO para revisar cada proyecto. Comprobamos si vamos bien para cumplir cada etapa y también evaluamos las funciones del equipo. Todos los departamentos tienen sus propios objetivos, desde marketing hasta el servicio de atención al cliente. Sabemos lo que hace cada miembro del equipo de proyectos. Esto nos permite controlar mejor nuestro crecimiento real y nos ayuda a hacer mejores estimaciones para las facturas.”

“Sabemos lo que hace cada miembro del equipo de proyectos. Esto nos permite controlar mejor nuestro crecimiento real.”

¿Teamleader te ayuda a completar tareas que solías hacer manualmente?

Kenneth: “Ayer, un cliente me pidió crear un plan de comunicación para un gran evento. Primero, hice un presupuesto, incluyendo estimaciones del precio y duración de cada entregable, como presentaciones y artículos. Luego, lo convertí en un proyecto, transformando cada entregable en un hito. Me encanta la opción de añadir fechas límite para cada hito: Teamleader me enviará automáticamente recordatorios cuando se acerquen esas fechas. En vez de crear un proyecto manualmente y dividirlo en tareas o configurar recordatorios para mí y para mi equipo, dejo que la herramienta lo haga por mí.”

“Me encanta la opción de añadir fechas límite para cada hito: Teamleader me enviará automáticamente recordatorios cuando se acerquen esas fechas.”

Koen: “Teamleader combina funciones como CRM, gestión de proyectos y facturación en una sola herramienta. Eso me encanta. Antes, solía tener que hacer malabares con diferentes herramientas. Ahora, transformar un presupuesto en proyecto y este en una factura es casi un proceso automático. Esto nos permite ahorrar mucho tiempo.”

Jannis es una gran admiradora de la conexión entre el seguimiento del tiempo y la facturación. “Los miembros del equipo de proyectos registran el tiempo que invierten en cada tarea. Cuando el proyecto está terminado, el jefe de proyectos puede facturarlo en un abrir y cerrar de ojos,  tanto si es una factura basada en horas trabajadas como si tiene un precio fijo por cada etapa.”

Arlette: “La función de seguimiento del tiempo es muy fácil de usar. En vez de encenderla por la mañana, registras el tiempo en Teamleader cuando acabas algo o cuando haces una pausa. Es más fácil y consigues facturas mucho más precisas.”

¿Qué compañeros utilizan Teamleader? ¿Qué funciones usan más a menudo?

Jannis: “Evidentemente, los jefes de proyecto necesitan una visión de conjunto inmediata de todos los trabajos. ¿En qué punto están? ¿Cómo van las cosas? ¿Siguen dentro del presupuesto, y, si no, por qué? ¿Quién ha firmado unos documentos específicos? Además, pueden cambiar a una vista de pájaro para más detalles en solo un instante. Pero no solo los jefes de proyecto utilizan Teamleader, estamos todos involucrados. Los creativos usan la función de seguimiento del tiempo y también realizan el seguimiento de las tareas. Nosotros, el equipo de gestión, utilizamos el software para controlar todos los proyectos en marcha y mejorar la previsión presupuestaria.”

“Nosotros, el equipo de gestión, utilizamos el software para controlar todos los proyectos en marcha y mejorar la previsión presupuestaria.”

Arlette: “Cuando realizamos la prueba gratuita, me convenció en el momento: es perfecto para un jefe de proyectos, pero también muy bueno para los gerentes. Y consultores, y desarrolladores... Realmente, tienen en cuenta todas las funciones de una empresa.”

“Teamleader es perfecto para los jefes de proyectos, pero también para gerentes, consultores, desarrolladores... Realmente, tienen en cuenta todas las funciones de una empresa.”

Utilizáis Teamleader para hacer el seguimiento de los proyectos más fácilmente, perder menos tiempo en tareas administrativas y facturar más rápida y precisamente. ¿Hay otras funciones de Teamleader que uséis frecuentemente?

Koen: “Gracias al informe de reuniones,  todos tienen acceso a su información, desde cualquier lugar y en cualquier momento.”

Arlette: “También soy una gran admiradora del informe de reuniones para ver cuándo las tareas se han completado. El e-mail que contiene el informe se añade al seguimiento del proyecto, y eso me permite ver claramente lo que ya se ha hecho y lo que todavía no. Eso es esencial para un jefe de proyectos.”

Jannis: “Los Tickets de soporte también han mejorado muchísimo nuestra comunicación interna, y le facilitan enormemente la vida a nuestro jefe de proyectos. Cuando alguien descubre un error, crea una incidencia en la herramienta. Esta se enlaza al equipo que ofrece el servicio y el jefe de proyectos tiene una visión de conjunto de todas las cuestiones pendientes en Teamleader.”

“Los Tickets de soporte también han mejorado muchísimo nuestra comunicación interna y le facilitan enormemente la vida a nuestro jefe de proyectos.”

Kenneth: “Todas las herramientas son realmente fáciles de usar, pero esta es, sin duda, la más sencilla. Teamleader siempre está abierto en mi navegador y lo uso sin ni siquiera pensarlo. Solía pelearme con los cambios en mi planificación, lo que en este tipo de negocios es muy habitual, en cambio, ahora puedo adelantar y retrasar tareas y ya no incumplo ningún plazo.”

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