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¿Qué características debe tener un software de gestión de proyectos?

Maria Abad Maria Abad on 23-mar-2017 10:13:00 in Digitalización y Productividad

Software de Gestión de Proyectos: caraterísticas - Teamleader

Los softwares de gestión de proyectos y las herramientas  de colaboración interna y externa están por todas partes. Gratuitos o de pago, simples o complejos, la oferta es infinita. Estos software pueden ayudar enormemente a mejorar la comunicación y el ritmo de trabajo, siempre que sepas lo que necesitas. La gran variedad de opciones, en realidad, puede confundirte, pero no te estreses, deja que este blog te guíe para elegir el más adecuado.

 

A continuación vamos a centrarnos en una serie de “must” que debe tener un software de gestión de proyectos para ser realmente efectivo en el trabajo en equipo.

Planificación 

La planificación lo es todo. Te ayuda a tener una visión de conjunto, evita malos entendidos y permite delegar tareas. Para estar seguro de que todo el mundo sabe cuál es su trabajo y sus responsabilidades, estas características van a ser cruciales:

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  • Las tareas deberían ser fáciles de crear y estar definidas de manera clara en la planificación. Además, tienes que poder añadir otras nuevas, cambiarlas, eliminarlas o asignar trabajos a otros compañeros en solo unos pocos clics.
  • Un calendario de equipo compartido ofrece transparencia y favorece el trabajo del grupo.

También es muy útil poder evaluar la urgencia de cada proyecto y añadir plazos. Sin embargo, no todas las herramientas cuentan con notificaciones automáticas. Asimismo, asignar prioridades puede ayudarte a distinguir los proyectos más importantes y a ordenarlos correctamente y de forma estructurada.

Cooperación y comunicación

Los empleados a menudo dependen del trabajo de los demás para poder completar el suyo. Por esta razón, son claves una comunicación fluida y una buena organización:

  • Asegúrate de disponer de un sistema centralizado para registrar los datos básicos y la información detallada. Una wiki para compartir conocimientos, junto con un sistema para compartir archivos de forma ágil y rápida –como el archiconocido Google Drive– son el mejor equipo que puedas imaginar.
  • Para recuperar los archivos de forma eficiente, es indispensable tener una práctica función de búsqueda.
  • Todo el mundo necesita tener acceso a la información de los clientes si pretendes responder rápidamente a sus necesidades. Una herramienta CRM permite que todo el equipo pueda consultar los datos de los clientes con un solo clic.

En otras palabras, gestionar todos los datos con una sola herramienta y en un lugar centralizado ejerce efectos positivos sobre la colaboración interna y la comunicación con los clientes. Toda la información sobre el proyecto debe estar guardada en un único lugar, con las tareas planificadas y realizadas, los datos del cliente, los recursos utilizados y sus costes, e, incluso, las facturas enviadas. Esta extensa visión de conjunto también de ayudará a realizar un informe detallado.

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Mide y analiza

Para planificar tus proyectos con éxito, necesitas estar perfectamente informado sobre todos los problemas que podrían surgir. Si utilizas una herramienta que te facilite informes y estadísticas, podrás saber rápidamente los riesgos del negocio sin tener que analizar los parámetros manualmente. 

Presupuesto y gestión de recursos 

20170313_PM features3.jpgCuanto más grande es el proyecto, más cuesta gestionar los recursos. Algunos softwares de planificación de proyectos ofrecen aplicaciones específicas para gestionar los recursos. Estas funciones pueden ofrecerte una visión global sobre las salas de reuniones reservadas, los recursos planeados y utilizados y el coste de todo ello. Así, también te evitarás gastos innecesarios y escasez de recursos.

Un seguimiento del tiempo te permitirá saber qué tareas tardan más en completarse, lo que te ayudará a calcular mejor los costes y las horas invertidas. Hay muchas herramientas básicas de seguimiento del tiempo, pero la opción de fijar diferentes tarifas horarias y añadir automáticamente horas facturables a tus recibos puede ahorrarte buena parte del molesto trabajo administrativo.

¿Qué software debes elegir?

20170313_PM features4.jpgSi tu pyme se centra en una serie de trabajos claros y definidos, un software gratuito seguramente pueda ayudarte una temporada. El problema es que a menudo estas herramientas no son escalables, si el número de usuarios aumenta, tendrás que cambiarla por una suscripción de pago o estarás usando una interfaz muy limitada que solo podrás expandir pagando por cualquier función de más que quieras usar.

Utiliza Teamleader para tu gestión de proyectos

Esta es tu mejor apuesta. Es el software de gestión de proyectos que te ofrece específicamente todas las funciones que necesitas. Teamleader es perfecta para la pyme: es una herramienta “all-in-one”, escalable y de fácil manejo. Igualmente, nuestro software te permite pagar solamente por lo que necesitas.

No hay problema tanto si quieres empezar únicamente por CRM como si también utilizas el sistema de facturación e incidencias; puedes usar Teamleader de la forma que prefieras. Además, podrás seguir utilizando las herramientas que ya conoces, porque te ofrece muchísimas integraciones, que abarcan desde un software de contabilidad hasta herramientas de marketing por correo electrónico. ¿Quieres saber más? #WorkSmarter

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