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Sales Care: "Es exactamente lo que necesitábamos"

Maria Abad Maria Abad on 07-feb-2018 17:18:46 in Optimiza tu ventas

Sales Care:

Teamleader permite a la agencia de marketing on-line Sales Care gestionar sus proyectos sin perder la perspectiva general. ¡Lee aquí su historia!

¿Quién? Arlette Haak, gestora de proyectos
¿Qué? Agencia de marketing on-line
¿Teamleader desde? Noviembre de 2015
¿Módulos? CRM, proyectos, facturación y etiquetaje
¿Desafío? Gestión de proyectos clara y transparente

Una encuesta de satisfacción del cliente en 2015 otorgó a Sales Care, con sede en Utrecht, una puntuación de 8.6. Es una muy buena nota, sobre todo teniendo en cuenta que esta agencia de marketing ayudó a más de 100 clientes a cumplir con sus objetivos on-line en el último año. Esto les obliga a demostrar su experiencia en muchas áreas diferentes. "Ofrecemos una amplia gama de servicios: desde el diseño hasta el desarrollo de la web, todo tipo de optimizaciones, vídeo y social marketing, analíticas, publicidad, y muchas otras".

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"Como gestora de proyectos, planifico nuestro enfoque, nuestros plazos y, luego, superviso todos los proyectos", afirma Arlette Haak. "Sobre todo para el diseño y el desarrollo de los proyectos, soy la única persona responsable en Sales Care. Algunas campañas solo duran un período corto de tiempo, otras necesitan adaptarse y mejorarse continuamente. Esto requiere diferentes etapas, muchas fases de revisión y cambios constantes. Además, por supuesto, es necesario un contacto cercano con el cliente durante cada fase. Es un auténtico reto gestionar todo esto de manera eficiente".

Muchos softwares dificultan cualquier supervisiónteamleader sales care

Todos los intentos anteriores para facilitar la gestión de los proyectos fracasaron. "Por un lado, teníamos el seguimiento del tiempo, por otro, el software con los datos de los clientes. Eso combinado con el calendario de Google, luego una herramienta CRM... Casi nos ahogábamos entre tanta herramienta".

"Quería un calendario que me avisara cuando las tareas se hubieran completado"

La decisión de hacerlo con Teamleader se tomó conjuntamente con el equipo. Para Arlette, lo más importante era gestionar la planificación: "las tareas a veces se cambian y eso es normal. Pero si alguien la modificaba en el Google Calendar y yo no me había dado cuenta, ni siquiera sabía si la tarea se había llegado a hacer o no. Tenía que hablar con ellos y comprobarlo todo dos veces. Por esta razón quería un calendario que me avisara cuando las tareas se hubieran completado. Ahora estamos creciendo muy deprisa y llevamos muchos proyectos, si alguien se va de vacaciones, alguna otra persona tiene que poder hacerse cargo de su trabajo. Lo podíamos hacer con nuestro CRM anterior, pero, una vez más, para la gestión, había que utilizar otra cosa".

"Estuvimos buscando en Google y, finalmente, encontramos lo de vuestra prueba gratuita. La probé durante un fin de semana y me convenció: era exactamente lo que necesitábamos. Todo el mundo está mucho más satisfecho desde que utilizamos Teamleader que con cualquier otro software".

Nuestro módulo favorito

Para los directores contables de Sales Care, el CRM y los tratos son muy importantes. Arlette, como gestora de proyectos, utiliza principalmente el módulo de proyectos. Pero la transición no pasó desapercibida: "siempre que se crea o se cierra un trato, recibo una notificación. La convierto en proyecto, concretamos un briefing con los contables y, luego, lo planifico todo en los calendarios de los especialistas. Así, nunca hay malos entendidos.

"Los especialistas utilizan principalmente el seguimiento de tiempo y de e-mails, mientras que los desarrolladores se centran sobre todo en el etiquetaje. Realmente, es un sistema fantástico".

Además, Teamleader también funciona para los especialistas. "El seguimiento del tiempo y de los e-mails, eso es en lo que se basan. Porque, al final, todo el mundo tiene que estar al corriente de todo. Nuestros desarrolladores utilizan más el sistema de etiquetaje. Si algún cliente al que le hemos hecho la página web se queda sin servidor o algo no está correctamente alineado puede mandarnos un ticket. Realmente, es un sistema fantástico".

"La función del seguimiento del tiempo es distinta de a lo que estábamos acostumbrados", añade Arlette. "En vez de encenderla por la mañana, registras el tiempo en Teamleader cuando terminas o cuando haces una pausa. Creo que es más fácil y más preciso".

La estimación a lo salvaje es algo que Arlette, debido a su posición, tiene que evitar. "Si le pido a alguien que me haga un informe, no solo consigo ver cuándo está completada la tarea, sino que el e-mail con el informe también se añade al seguimiento del proyecto. Esto me permite saber claramente qué es lo que se ha hecho y lo que no. Cosa que es esencial para una gestora de proyectos."

Buen flujo de trabajo

El gestor de ventas Tamer se une a la conversación y dice: "Para un vendedor, las ofertas de flujos de trabajo son muy importantes. Una vez has realizado una oferta, puedes aprobarla tú mismo o dejar que tu cliente lo haga mediante CloudSign. Luego, podrá convertirse en un proyecto rapidísimo. Y yo recibo una notificación cada vez que eso ocurre, cuando Tamer convierte ofertas en proyectos", añade Arlette. "En el pasado, tenía que mandarme un e-mail y tenía que buscar en mi bandeja de entrada si había nuevos tratos. Ahora tenemos una visión clara de todas las ofertas en un instante. Bueno, aun así, sigo comprobándolo todo dos veces, es un esfuerzo humano al final (risas). Y otra cosa, ¡realmente nos encanta la asistencia localizada que habla holandés! En realidad, no sabíamos nada de eso antes."

"Han tenido en cuenta verdaderamente todas las funciones de la empresa. Esto es lo que hace que Teamleader sea único"

Tamer también es propietario de otra empresa en Amsterdam, AdCalls. "En AdCalls, acabamos de empezar también con nuestra prueba gratis de Teamleader. Sobre todo, utilizamos el CRM, la integración MailChimp y los formularios Web2Lead. AdCalls va a abrirse al mercado internacional, así que la versatilidad y los módulos que ofrece Teamleader son realmente primordiales para nuestro éxito. Además, lo del plano geográfico en las estadísticas es un muy divertido".

Arlette: "Cuando empecé con la prueba gratis, me convenció inmediatamente: es perfecto para un gestor de proyectos, pero también muy útil para los contables, para los especialistas, los desarrolladores... Realmente, se ocupan de todas las funciones de la empresa. Esto es lo que hace único a Teamleader".

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