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Automatiza y deja que tu Software haga el trabajo repetitivo por ti.

Muchas tareas repetitivas pero cruciales para tu empresa, pueden ser coordinadas e incluso automatizadas fácilmente. En este post te contamos Cómo y Por qué hacerlo.

Algunas tareas son mejor realizadas por ordenadores que por personas, ya que las máquinas son más rápidas y no tienen olvidos o despistes. En cualquier oficina, existen montones de tareas repetitivas que pueden ser fácilmente automatizadas. Dejándote tiempo para el importante trabajo creativo, mientras el ordenador hace el resto, y sin errores. Porque el trabajo repetitivo es raramente trabajo innecesario, al contrario, habitualmente juega un importante papel en los procesos orientados a la relación con tus clientes.

¿Por qué automatizar?

El proceso desde que se consigue un lead hasta que se convierte en cliente puede ser largo, con un montón de interacciones por el camino: Posts en redes sociales, llamadas, presupuestos, facturas, e-mails de agradecimiento, preguntas de los clientes. No todas estas interacciones son únicas ¿o nunca has enviado el mismo presupuesto a diferentes clientes? Todas ellas pueden ser coordinadas, e incluso automatizadas, ahorrándote tiempo y esfuerzo, y minimizando la posibilidad de errores.

Coordinación y automatización fáciles en 4 fases. 

1. Marketing: generación de leads y nurturing

La estrategia Social media se ha convertido en imprescindible en el marketing mix moderno. A travé de las redes sociales, puedes ser bastante creativo en tus estrategias de generación de leads, por una pequeña cantidad de dinero. Las herramientas de automatización de marketing, como Hubspot y Marketo te permiten programar tus post y actualizaciones, eligiendo las mejores horas de publicación, de manera que no tengas que "acampar" frente al ordenador para presionar "publicar" en el momento adecuado. 

Las herramientas de automatización de marketing son perfectas además para coordinar la producción de formularios y landing pages. Las plantillas predefinidas son las base de campañas con infinidad de variaciones y el mínimo esfuerzo. Una vez que un lead rellena tu formulario, y los datos se registran automáticamente en tu CRM, tu equipo de ventas puede trabajar directamente en ello. 

El equipo de ventas valorará sin duda una buena herramienta de automatización de marketing. Esta les dice que leads necesitan seguimiento, y cuales necesitan quedarse en el pipeline un poco más. También aquellos leads perdidos, que mostraron un primer interés en tu producto o servicio, pueden ser contactados en el momento exacto.

2. Ventas: seguimiento de leads y conversión

El proceso de ventas se compone, habitualmente, de pasos fácilmente reconocibles: envías un primer e-mail o haces una primera llamada. Después de eso, habitualmente tiene lugar una primera reunión, el envío de un presupuesto, una llamada o reunión de seguimiento. Y, si todo va bien, se acepta el presupuesto. Suena simple, pero en realidad pueden surgir un montón de incidencias extra. Tener una visión clara de todo el proceso es la esencia.  

Un CRM online te permite tener esta visión durante todo el proceso, desde la generación de leads hasta la gestión del pipeline. Puedes usar plantillas para los e-mails, pero también para los presupuestos, que pueden ser aprobados también por e-mail. No hay necesidad de buscar el momento adecuado para hacer el seguimiento, el CRM te los sugiere automáticamente. 

Esto te permite ir desde un momento a otro del proceso sin retrasos ni errores. Consiguiendo que la posibilidad de que un lead te olvide se reduzca drásticamente.

¿Quieres asegurarte de que las tareas automáticas se realizan? ¡Automatízalas!

3. Back office: gestión de pagos.

Enviar presupuestos, esperar a la respuesta del cliente, hacer facturas, enviar recordatorios de pago.... ¿Quieres asegurarte de que todas estas tareas recurrentes se realizan? ¡Automatízalas! 

4. Servicio al cliente: soporte y post venta

Gestionar el servicio al cliente de la manera más efectiva posible no debería ser un quebradero de cabeza, es necesario mantener la satisfacción de los clientes. Un CRM registra automáticamente todo lo que se ha discutido con un cliente, permitiendo un seguimiento perfecto una vez un lead se ha cerrado. 

Los sistemas de Ticketing guardan tanto los tickets abiertos como los cerrados en orden cronológico. Las respuestas automáticas aseguran que tu cliente sabe que su incidencia está siendo gestionada ¿Un cliente ha dejado de responder a un ticket? Este será cerrado automáticamente, pero nunca sin un e-mail de notificación para informar al cliente de cómo reabrirlo. 

¿Interesado en conocer que herramientas puedes usar para coordinar y automatizar tus gestiones fácilmente?  Lee nuestro e-book (pronto en español).

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